Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Irts Nouvelle-Aquitaine

Vous intégrez l'équipe des services administratif et financier dans laquelle vous êtes chargé(e) d'assurer l'accueil et le standard de l'institut, tout en assistant le directeur administratif et financier (DAF) et en participant au suivi commercial et administratif de certaines activités.

Vos missions principales seront :
Activités Techniques
- Assurer la permanence de l'IRTS (accueil en face à face, renseignements divers, standard, informations téléphoniques, enregistrement des contacts, recensement, suivis et relance des prospects) selon les horaires d'ouverture ;
- Assurer l'enregistrement des contacts, le recensement, la qualification et le suivi des prospects ;
- Réaliser, contrôler et suivre les réservations des salles pour les mises à disposition, notamment par la gestion des conventions de mise à disposition ;
- Participer à la gestion des consommables et fourniture de bureau (notamment consommation et approvisionnement des badges fournitures.) ;
- Réaliser les déclarations de sinistre et suivre le traitement des sinistres en lien avec les assurances ;
- Assurer, en lien avec les Services Généraux, le suivi du dossier « prévention incendie et sécurité » ;
- Assurer les remontées d'information nécessaires à l'établissement des différents rapports et bilans : activité, pédagogique, financier ;
- Recenser, suivre et mettre à disposition les conventions de la structure ;
- Assurer les tâches administratives en lien avec le périmètre du DAF (administratif, financier, informatique et qualité) ;
- Participer au suivi administratif de la scolarité (notamment inscription, conventions, gestion des effectifs) ;
- Participer si nécessaire à la réalisation des devis et à la facturation.

Activités sociales et organisationnelles
- Porter l'image de l'IRTS et participer à l'amélioration de l'expérience apprenant (optimisation de la qualité de service proposé) ;
- Elaborer les documents et outils utiles (rédaction de courriers, compte-rendu, mise en forme de documents, tableaux de bords, dossiers spécifiques.) ;
- Travailler en synergie avec l'ensemble des salariés.

Compétences attendues :
Compétences techniques et fonctionnelles
- Maîtrise du pack Microsoft office ;
- Connaissance des méthodes et outils de prospections appréciée ;
- Connaissance du secteur de la formation appréciée.

Compétences relationnelles et comportementales
- Sens du travail en équipe ;
- Capacité à transmettre et échanger des informations, à rendre compte ;
- Capacités de synthèse, rigueur intellectuelle ;
- Capacité à planifier et organiser son activité pour respecter délais et objectifs.

Savoir être :
Votre fibre commerciale, votre sens de l'accueil et de l'organisation, ainsi que votre bon esprit d'équipe, seront des qualités indispensables pour réussir vos missions.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Définir des besoins en approvisionnement,Organiser le traitement des commandes,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.