Secrétaire - Assistant·e du Sas de Saclay H/F - CEA

Le CEA est un acteur majeur de la recherche, au service des citoyens, de l'économie et de l'Etat.

Il apporte des solutions concrètes à leurs besoins dans quatre domaines principaux : transition énergétique, transition numérique, technologies pour la médecine du futur, défense et sécurité sur un socle de recherche fondamentale. Le CEA s'engage depuis plus de 75 ans au service de la souveraineté scientifique, technologique et industrielle de la France et de l'Europe pour un présent et un avenir mieux maîtrisés et plus sûrs.

Implanté au coeur des territoires équipés de très grandes infrastructures de recherche, le CEA dispose d'un large éventail de partenaires académiques et industriels en France, en Europe et à l'international.

Les 20 000 collaboratrices et collaborateurs du CEA partagent trois valeurs fondamentales :

- La conscience des responsabilités
- La coopération
- La curiositéLe Service Activités Sociales (SAS) du CEA de Saclay est l'entité chargé de gérer les activités type comité d'entreprise du site de Saclay du CEA.
MISSIONS PRINCIPALES
Les missions et objectifs du/de la Secrétaire du SAS de Saclay sont définis par l'ACAS et plus particulièrement par la Responsable du SAS de Saclay auprès de laquelle il-elle rend compte de son activité.
Ses tâches lui sont confiées par la Responsable du SAS de Saclay.
La gestion des priorités est primordiale pour la réussite de l'activité.
SECRÉTARIAT DU SAS
Accueil et filtrage téléphonique
Ouverture du courrier quotidien, suivi et classement des envois en recommandé via GT LOGISTIC
Accueil visiteurs
Frappe, correction et mise en forme de : courriers, tableaux, présentations, rapports, contrats, marchés,notes de réglementation etc
Mise en forme de tout document à l'identité visuelle de l'ALAS et de l'ACAS
Mise en place de modèles de courriers (publipostages...)
Classement et archivage des documents sur les répertoires informatiques partagés, et papier
Création et suivi des autorisations d'accès des visiteurs (Horus)
Organisation de réunions, convocations et commissions
Rédaction de comptes rendus de réunions
Synthèse de documents pour présentation (Powerpoint)
Commandes de fournitures et repérer les besoins de l'équipe
Mise à jour des dossiers et suivi pour renouvellement des badges (DAASC, enquêtes etc)
Suivi de la maintenance des équipements (machine à eau, machine à café, photocopieurs...)
Envoi et diffusion aux secrétariats du CEA, les diverses informations à diffuser ALAS liées aux ouvertures desprestations, bibliothèque, permanences billetterie, rappel, ...
Tenue du calendrier OUTLOOK de l'ALAS
Gestion des interventions logistiques des locaux
Gestion de la prestation Naissance (état des stocks, inscription, distribution...)
Référent-e informatique / gestion du parc informatique du SAS de Saclay

COMPETENCES
La Secrétaire du SAS de Saclay possède : une parfaite maîtrise des logiciels Word (styles, publipostage...), Powerpoint et Excel
Une connaissance des logiciels Proweb, Lucca, et Visio Standard serait un plus.
SAVOIR ETRE
Gestion des priorités
Disponible
Discrétion
Bonnes présentation et communication
Réactivité et polyvalente
Qualités rédactionnelles (orthographe et syntaxe)
Rigueur
Travail en équipe
Aisance relationnelle
FORMATION ET EXPERIENCE
Formation initiale : Bac Pro Secrétariat ou BTS Assistante de Direction ou Assistante de Gestion ou équivalent
Expérience professionnelle d'au moins 5 ans

Le profil recherché est un-e gestionnaire dans le domaine de l'administration/gestion/comptabilité.