Secrétaire Médicale Service Médecine du Travail H/F - GHU Paris psychiatrie et neurosciences

Le Service de Prévention et de Santé au Travail, est composé d'une équipe pluridisciplinaire de trois infirmiers diplômés en santé au travail, de trois assistantes et de deux ergonomes. Actuellement animée et coordonnée par deux médecins du travail, cette équipe est installée dans des locaux récemment rénovés au 1 rue Cabanis 75014 PARIS, site historique de la psychiatrie et des neurosciences.

Le Service de Prévention et de Santé au Travail est très impliqué dans la vie du groupe hospitalier universitaire. Il collabore avec les autres acteurs internes du Pôle Santé, Social et Prévention du GHU (quatre travailleurs sociaux, une psychologue, deux référentes handicap, deux conseillères en prévention des risques professionnels). Le service coopère aussi avec toutes formations en lien avec les questions de conditions de travail et de qualité de vie au travail (CSE, formations spécialisées santé travail, PCME, services...). Il est impliqué dans des groupes de travail.

Positionnement hiérarchique :

Placé(e)sous l'autorité du Médecin du Travail / Responsable du SPSTLe/la secrétaire médicale en prévention et santé au travail au sein du GHU Paris assure le soutien administratif du service dédié au suivi de la santé des agents.

Il/elle organise les visites médicales, gère les dossiers médico-administratifs dans le respect de la confidentialité et constitue l'interface entre les agents, les professionnels de santé et les services internes. Le poste contribue activement aux actions de prévention, au suivi réglementaire et au bon fonctionnement du service de santé au travail.

Missions principales:

- Accueillir et renseigner les agents.
- Assurer le secrétariat administratif du Médecin du Travail et du service
- Gérer le planning médical, agenda des convocations, la traçabilité des visites, tableau bord d'activité.
- Participer à la gestion documentaire et aux dossiers du personnel.

ACTIVITES PERMANENTES :

- Réalisation et envoi des convocations médicales.
- Préparation des dossiers médicaux.
- Mise à jour du logiciel métier et archivage.
- Rédaction de comptes rendus, rapports ou courriers administratifs.
- Accueil téléphonique et gestion des messages.
- Traitement des courriers, dossiers, documents.

Formations, Diplômes et / ou qualifications requises :

- Formation de secrétaire médicale.
- Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Power Point).
- Connaissance de l'environnement médical.
- Connaissance du cadre réglementaire en santé au travail (souhaitée).

COMPETENCES REQUISES :

Savoir-faire:

- Communication écrite et orale.
- Adapter son comportement, sa pratique professionnelle à toutes situations.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports pour assurer un suivi et une traçabilité.
- Gérer et coordonner la gestion des agendas.

Savoir être:

- Organisation, rigueur, sens de la confidentialité.
- Sensde l'accueil et de l'écoute, disponibilité.
- Capacité d'analyse et de réflexion.
- Dynamisme, réactivité, maîtrise de soi, polyvalence.
- Discrétion et respect du secret médical.

Obligations professionnelles:

- Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement.

- Obligation de porter une tenue vestimentaire adaptée au poste de travail, et de respecter les règles d'hygiène en vigueur.

- Obligation de servir: exercice personnel et exclusif des fonctions.

- Obligations à l'égard de l'administration: discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité.

- Obligations à l'égard des tiers: impartialité et probité, secret professionnel.