Chargé - Chargée Administratif et Adm des Ventes H/F - Oreegami

Oreegami est une jeune entreprise de l'économie sociale et solidaire spécialisée dans la formation aux compétences numériques recherchées aujourd'hui : le marketing digital, l'IA générative et le no-code. Notre mission ? Révéler les talents pour favoriser l'égalité des chances.

Nous construisons des parcours professionnalisants, concrets et accessibles à toutes et à tous, en lien étroit avec les besoins des entreprises. Notre pédagogie active mise sur la pratique, l'autonomie et la montée en compétences rapide, pour former des profils directement opérationnels.

Présents à Paris, Lyon et Montpellier, nous agissons au plus près des territoires pour favoriser l'inclusion et l'accès aux métiers du numérique. Rejoindre Oreegami, c'est avoir un impact direct sur la vie professionnelle de nos apprenant-e-s, et contribuer à rendre les technologies d'aujourd'hui accessibles à chacun-e.

C'est aussi intégrer une équipe engagée et à taille humaine, où vos idées ont toute leur place. Nous encourageons la collaboration, l'expérimentation et l'amélioration continue, dans un environnement stimulant.

Au quotidien, nous utilisons des outils modernes et collaboratifs comme Notion, Slack, ou encore des solutions no-code (Airtable, Make) pour travailler de manière fluide, efficace, et agile.

Cela vous parle ?
Nous cherchons à recruter très rapidement une personne qui pourra assister notre responsable administratif et ADV dans ses missions. L'objectif est d'assurer une fluidité totale dans les opérations tout en facilitant son propre travail et celui de l'ensemble des équipes.

Les missions principales *:
- Facturation et suivi ADV des formations:
- Vérification des dossiers saisis sur Airtable
- Saisie des devis de formation sur Kairos & EDOF
- Suivi (avec les campus) des interaction avec France Travail (validation des POEi)
- Facturation des sessions de formation terminées, et suivi du paiement (Chorus).

- Mise en place et suivi des contrats de professionnalisation de nos apprenants :
- Saisir et suivre les Contrats d'alternance (Cerfa) et convention de formations (sur Filiz)
- Réaliser la facturation et assurer le suivi du paiement (sur Filiz)
- Assurer le classement et l'archivage des pièces comptables et documents contractuels

- Facturation et suivi administratif des formation en entreprises :
- Saisi des dossiers sur Digiforma
- Suivi (avec les campus) des interaction entre entreprises et OPCO
- Facturation des sessions de formation terminées, et suivi du paiement.

- Suivi et gestion comptable des fournisseurs :
- Collecte et transfert des factures dans l'outil de gestion comptable
- Contrôle et préparation des fichiers de paiement des fournisseurs
- Suivi et contrôle des pièces comptables et justificatifs de CB pour les salariés
- Pré-lettrage en relation avec le cabinet comptable

*liste non exhaustive, d'autant que chez Oreegami les choses bougent et que chacun peut contribuer à ce mouvement.

Compétences nécessaires:
- Connaissance et expérience en ADV et gestion administrative
- Aisance sur les outils bureautiques
- Idéalement : connaissance de l'univers de la formation professionnelle

Profil recherché:
- Une première expérience dans un poste équivalent (alternance incluse)
- Rigueur et agilité d'esprit
- Esprit d'équipe, et avec forte envie de partage
- Envie de rejoindre une structure en mouvement qui cherche toujours des solutions pour simplifier son quotidien (avoir une appétence pour l'IA générative et ses possibilités sera toujours un plus chez nous).

Experience: Débutant accepté

Compétences: Fiscalité,Elaborer, suivre et piloter un budget,Superviser la gestion financière,Améliorer des procédures administratives,Assurer la conformité réglementaire des opérations,Concevoir et mettre en oeuvre les procédures de gestion administrative interne,Optimiser les processus administratifs,Préparer les dossiers et vérifier les risques potentiels tels que la non-conformité réglementaire

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).