Assistant de Direction H/F - Service Public

L'assistant (e) de direction assure un appui administratif, organisationnel et logistique auprès du directeur, du secrétaire général et du directeur adjoint, responsable du site d'Aix en lien avec la secrétaire de direction de ce dernier.

Il/ Elle contribue au bon fonctionnement du secrétariat de direction, à la coordination interne et à la qualité des relations avec les partenaires internes et externes et veille au bon déroulement des instances de l'établissement.Les principales activités et tâches sont:

· La gestion de l'agenda du directeur ( rendez-vous, réunions, déplacements) et l'organisation des réunions de la direction.

· Le suivi des affaires réservées et dossiers ponctuels confiés par le directeur.

· La réception, le filtrage et la transmission des messages téléphonique et courriels de la direction et le traitement du courrier arrivé, la diffusion et son suivi.

· L'organisation des réunions des conseils d'administration et CSAE: préparation des convocations, réalisation des documents, la rédaction des procès-verbaux et leur diffusion

· La mise en forme de documents et la réalisation de tableaux

· La vérification des documents transmis par les départements avant la mise à la signature du directeur

· Le suivi de l'échéancier de la direction et du comité de direction

· La gestion et le suivi des commandes de fournitures, de matériel de bureau

· Le tri, le classement et l'archivage des dossiers de la direction

Compétences techniques
· Maîtrise des outils bureautique ( Word, Excel, power point, messagerie...)

· Connaissance de l'environnement administratif et institutionnel public

· Rédaction d'actes administratifs ( arrêté, délibération de CA...)

Compétences organisationnelles
· Sens de l'organisation et de la priorisation

· Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément

· Respect des délais et des procédures

Qualités relationnelles et personnelles
· Discrétion et respect de la confidentialité

· Rigueur et sens du service public

· Capacité d'adaptation et réactivité