Gestionnaire - Assistant du Pôle Ees et du Département Fse H/F - DRIEETS Ile de France

Les principales missions du DFSE consistent en :
- la définition des orientations stratégiques et le pilotage de la programmation, de la gestion financière et des méthodes relatives au Fonds social européen (FSE) en Île-de-France ;
- l'accompagnement, le suivi et la gestion des projets franciliens gérés en propre par le département (préparation d'appels à projets, instruction, contrôle de service fait) ;
- le pilotage et l'accompagnement des collectivités et associations qui assurent une gestion déléguée de ces crédits européens et leur contrôle ;
- l'évaluation et le suivi des contrôles et audits concernant le fonds social européen relevant de l'Etat en Île-de-France.

Le DFSE (36 emplois) est constitué de trois services :
- le service Programmation et organismes intermédiaires (SPOI) (8 emplois) ;
- le service Projets régionaux (SPR) (18 emplois) ;
- le service Gestion financière et méthodes (SGFM) (8 emplois).

Le DFSE entretient notamment des relations avec les administrations et partenaires suivants : préfecture de région, DGEFP, autres services de la DRIEETS (dont les unités départementales), DDETS (en grande couronne), conseil régional d'Île-de-France, organismes intermédiaires (conseils départementaux et PLIE), porteurs de projets, prestataires. La cellule financière est en outre en relation avec le service comptable compétent (centre de gestion financière de la DRFiP).Placé(e) sous l'autorité hiérarchique du chef du département FSE, le / la titulaire du poste exerce pour 50 % de son temps des fonctions de secrétariat mutualisé et pour 50% de son temps des activités de gestion pour Département FSE
- Des fonctions de secrétariat mutualisées avec les deux autres assistantes du Pôle EES :
- Traitement du courrier entrant et sortant et numérisation des courriers signés.
- Suivi des parapheurs.
- Organisation logistique des réunions (réservation de salles et/ou de matériel de projection ou autres).
- Gestion des fournitures et des moyens logistiques du département.
- Accueil physique et téléphonique, prises de rendez-vous, premiers renseignements, orientation, signalétique des bureaux.
- Contribution au classement et à l'archivage.
- Suivi des plannings, de l'organigramme, des congés et des formations des agents.
- Suivi des arrivées / départ en lien avec l'ESIC (demande de matériel informatique et téléphonique) et le PAM (demande de badge, accueil le jour d'arrivée,...)
- Intérim des autres secrétaires du pôle EES.
- Un appui administratif auprès des trois services du département FSE (services des projets régionaux, de la programmation et des organismes intermédiaires, de la gestion financière et des méthodes)
- Traitement de courriers types, de bordereaux, ...
- Suivi de tableaux de bord, suivi du tableau des coordonnées des organismes intermédiaires et du tableau des interlocuteurs FSE dans les UD...
- Contribution à l'enregistrement de données dans les systèmes d'information,
- Préparation et suivi des notifications des conventions FSE+, des conventions de subvention globale, préparation des dossiers papier du CRP-E ou des réunions "méthodes"...
- Participation à l'organisation d'évènements de cohésion «internes» ou « externes » organisés par le DFSE.
De manière annexe, l'assistante, peut être appelé (e),à la demande des chef(fe)s de service ou de départements, à travailler sur d'autres tâches, en fonction de la charge d'activité des services et du département.

Le / la titulaire du poste exerce également des tâches de gestion pour le Département FSE :
- La gestion des remboursements aux organismes intermédiaires (OI) (répartition définie par le service) :
- Réception, analyse et suivi des certificats de dépenses.
- Constitution des dossiers de mise en paiement.
- Mise en oeuvre des opérations de paiement dans Chorus.
- Suivi financier des OI.
- La mise en paiement des dossiers individuels (subventions conventionnées par la DRIEETS) :
- Réception, analyse et suivi des dossiers transmis par les services gestionnaires.
- Vérification des données saisies dans les systèmes d'information Madémarche FSE+.
- Constitution des dossiers de mandatement.
- Mise en oeuvre des dossiers de paiement dans CHORUS
- Elaboration et suivi des certificats administratifs après paiement.
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi.

Connaissances :

- Technique de secrétariat: M
- Bureautique et outils collaboratifs: M
- Applications informatiques métier: M
- Environnement administratif, institutionnel et politique: M
- Techniques de rédaction administrative : M
- Gestion / paiement : M
- CHORUS : M

Savoir-faire :

- Travail en équipe : M
- Capacité de synthèse : M
- Capacité d'analyse : M
- Techniques spécifiques: M
- Maîtrise des outils bureautiques: M
- Expression écrite : M
- Expression orale : M

Savoir-être :

- Sens des relations humaines : M
- Capacité d'adaptation et d'anticipation : M
- Autonomie : M
- Réactivité : M
- Rigueur dans l'exécution des tâches : M
- Capacité d'initiative : M