Gestionnaire Administratif H/F - Kedge Bs

Nous recrutons un Gestionnaire Administratif F/H au sein de la Direction du Développement International dans le cadre d'un CDD de 6 mois. Vous travaillerez au sein d'une équipe de 17 personnes réparties sur les campus de Marseille et Bordeaux. Vous serez en charge de suivre les dossiers des étudiants français et internationaux, des inscriptions et nominations auprès des universités partenaires, de suivre les données du service et d'organiser des évènements, dont notamment l'accueil des internationaux.

Vos missions seront les suivantes :

1/ Short term programmes :

- Appui sur la communication des activités short term aux Universités Partenaires

- En lien avec la Responsable Short Term Programmes, coordonner l'inscription et faire le suivi administratif des étudiants

- Appuyer la mise en place des évènements en lien avec la référente Short Terms

- Participer à l'organisation en présentiel des activités

- Participer au reporting des activités du service

2/ Appui à la gestion des étudiants entrants :

- Gestion administrative : Traitement des dossiers d'inscription et administratifs des étudiants internationaux

- Communication :

- Transmission des informations utiles aux étudiants avant leur arrivée (santé, visa, vie pratique, cours, modalités d'inscription, etc.)

- Transmission des informations utiles aux autres services de KEDGE (registraire, logement, programmes...)

- Evénementiel :

- Support à l'organisation des rentrées et autres événements (réservation des salles, organisation des activités, mise en forme et envoi des documents...)

- Support pendant les événements (accompagnement des activités, présence en amphithéâtre, participation aux présentations...)

- Gestion des étudiants

- Aide à l'intégration des étudiants en lien avec les associations étudiantes dédiées

- Orientation des étudiants vers les services adéquats quand nécessaire (changement de cours, absences, relations avec l'administration, service Wellness...)

- Suivi des étudiants (réponse aux courriels, au téléphone)

- Assurer une orientation vers les services adéquats (changement de cours, absences, relations avec l'administration, service Wellness, etc.) et une présence auprès des étudiants (intranet, front office, événements spécifiques, etc.)

3 / Contribuer à la qualité des prestations de la Direction du développement International

- Participer à assurer la présence de Kedge lors des évènements internes

- Prendre part à l'amélioration des prestations offertes par la Direction du Développement International en améliorant / mettant en place les projets spécifiques (gestion des données, évènements, outils de gestion, etc.)

- Appuyer la direction internationale dans le cadre du déploiement de nos nouveaux outils de gestion (travail sur les données, mise au propre, etc.)

Profil recherché et compétences métier :

De formation Bac +3 en Relations internationales, LEA, Sciences Humaines ou Gestion

Une première expérience en lien avec un public international diversifié est un plus

La connaissance du secteur de l'enseignement supérieur et des programmes de Kedge BS serait un plus

Capacité à travailler en équipe, en transversalité, et dans un contexte multiculturel

Très bonnes capacités relationnelles et rédactionnelles en français et anglais

Orientation client

Maitrise d'Office 365 et notamment une bonne maîtrise d'Excel

Anglais niveau B2 requis, C1 souhaité

Soft skills :

Rigueur, autonomie et capacité d'organisation

Sens de l'écoute, disponibilité

Agilité et capacité d'adaptation

Diplomatie

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Statut Non cadre

Rémunération fixe sur 13 mois + part variable

30 jours ouvrés de congés payés/an + 20 JRTT/an

Autres avantages : carte ticket restaurant + prime de transport + accès salle de sport + mutuelle et prévoyan

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.