Assistante de Direction - Conseil Departemental des Alpes de Haute Provence H/F - Conseils départementaux

- Assister le directeur et le directeur adjoint des solidarités et assurer le secrétariat général de la direction des solidarités,
- assurer le secrétariat du fonds de solidarité pour le logement,
- apporter un appui au service support du Pôle,
- assurer la continuité du secrétariat de direction du Pôle.

Au titre du secrétariat de direction :
- accueil téléphonique et physique de la direction des solidarités,
- réception, filtre et analyse des appels téléphoniques et transmission des messages,
- gestion du courrier, garant du respect des procédures administratives et des délais,
- rédaction de notes, délibérations, comptes rendus et de courriers, réalisation et mise en forme de documents bureautiques,
- suivi et organisation de l'agenda et des réunions du Directeur et du Directeur adjoint,
- préparation et suivi des dossiers (réunion, rendez vous.....),
- régisseur des secours Président,
- mise en oeuvre, en tant que référent, des activités et des procédures de la démarche qualité dans le respect des engagements pris par la collectivité,
- suivi des parapheurs (notes, courriers, délais),
- tri, mise à jour, classement et archivage des documents,
- mise en ligne et actualisation des documents des services de la direction des solidarités sur l'intranet,
- transmission de divers documents RH (direction des solidarités), en lien avec le service support,
- gestion de la comptabilité de la Direction (bons de commandes, factures, engagements, ...),
- gestion de la logistique du bâtiment des Récollets (suivi ménage, liens DSI, référent bâtiment, ...),
- liens avec les services territoriaux d'action sociale (RH, conventions, inventaires, commandes, ...),
- suivi et gestion des marchés publics de la Direction,
- suivi et numérotation des actes administratifs de la Direction (arrêtés et décisions) et lien avec le service juridique,
- suivi des subventions,

Au titre du secrétariat du service logement :
- suivi et traitement de la boite mail générique « suivi FSL »,
- envoi des courriers aux communes et bailleurs sociaux pour le budget FSL,
- échanges avec les partenaires sur le FSL, suivi des dossiers de contestation et de recouvrement.

Au titre de la continuité du secrétariat de direction du Pôle :
- suppléance et intérim des deux autres secrétaires de direction du Pôle.

- Diplôme dans le domaine du secrétariat / assistance de direction ou expérience équivalente,
- bonne connaissance du Conseil départemental (compétences - organisation - fonctionnement) ainsi que des principales collectivités et organismes partenaires,
- organisation, rigueur et discrétion,
- esprit de synthèse et d'initiative,
- qualités rédactionnelles avérées,
- qualités relationnelles : communication aisée avec tout type d'interlocuteur,
- maitrise des outils informatiques. : aptitude à l'utilisation immédiate des logiciels de traitement de texte (Word), tableur (Excel), messagerie interne (lotus), navigateur internet, présentation (Powerpoint), SEDIT, PROGOS, AIR DELIB,
- connaissance des procédures liées à la démarche qualité de la collectivité et en respecter les engagements.