Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Festival d'Aix en Provence

PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS :
Au sein du pôle logistique des artistes, sous l'autorité de la Responsable, vous assisterez l'équipe dans leurs missions.
*Logement :
-Mise à jour et enrichissement de la base de données des logements privés.
-Recherche de logement pour le compte des artistes en fonction de leur besoins, négociation des conditions de location (durée, loyer...)
-Participation à l'établissement et suivi des contacts entre les propriétaires et locataires/agents artistes en amont et en période de Festival.
*Accueil :
-Participation à l'accueil des artistes le jour de leur arrivée.
-Coordination de la résolution d'éventuels problèmes liés au logement (panne d'électroménagers, clés enfermées dans l'appartement, accès internet défaillant)
-Répartition et distribution de cadeaux d'accueil sur les différents lieux de représentations.
-Coordination et suivi des demandes de place de parking
*Transport :
-Coordination de prestation de transport de groupe : suivi de tableau récapitulatif de trajets programmés en collaboration avec les équipes du Festival et notre prestataire de transport en car.
*Restauration :
-Aide logistique lors de la mise en place de catering sur lieux de répétitions et représentation et lors d'organisation des réceptions.

Maitrise du logiciel Excel souhaitée. Ce poste nécessite une disponibilité en soirée et le week-end.

Ce poste implique des déplacements quotidiens à pied entre les différents lieux, notamment en période de fortes chaleurs. Lieu de travail qui se situe au 2ème étage d'un bâtiment sans ascenseur.

Le Festival d'Aix est titulaire du label "Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes" et du Label « Diversité ».

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Organisation d'évènements professionnels,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Gestion administrative,Organiser des déplacements professionnels,Assurer la gestion administrative d'une activité,Améliorer des procédures administratives,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Maintenir une relation clientèle de qualité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Gérer la communication interne et externe,Utiliser les outils numériques,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Utiliser les outils de gestion et de la relation client,Accueillir, orienter, renseigner un public,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Mettre à jour un dossier, une base de données,ASSISTANT POLE LOGISTIQUE DES ARTISTES

Langues: Anglais exigé

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant