Agent d'Accueil Polyvalent - Standardiste - Conseiller France Service H/F - Service Public

Groupe RIFSEEP 1

Vos activités principales:

Représentation de l'État dans le département, la préfecture accueille chaque jour de nombreuses personnes (usagers, personnes participant à des réunions, fournisseurs).
La plupart d'entre elles sont des usagers qui souhaitent accéder aux services chargés de la délivrance de titres.
Par conséquent, l'agent d'accueil occupe une position stratégique dans la préfecture. Il est le premier contact avec le public et constitue la vitrine de l'administration. Il doit donc donner une bonne impression immédiate.

L'agent d'accueil de la préfecture du Territoire de Belfort est plus particulièrement chargé de:
- assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers
- renseigner ses interlocuteurs en fonction de leurs besoins
- orienter le public dans les locaux et les accompagner le cas échéant
- prendre en note des messages téléphoniques éventuels
- afficher des documents dans le hall et dans le panneau d'affichage extérieur (arrêtés préfectoraux, dépliants, informations diverses)
- mettre le registre de sécurité à la disposition des entreprises qui interviennent pour l'entretien périodique des organes de sécurité (alarme incendie, extincteurs...)
- appliquer les règles de sécurité de la préfecture (une formation interne sera dispensée au futur titulaire du poste)
- effectuer la publication d'arrêtés préfectoraux au recueil des actes administratifs (RAA) et sa mise en ligne sur le site internet de la préfecture (mission partagée avec un autre agent de la préfecture)

Autres missions attendues :
- conseiller France Service (une formation de conseiller France Service devra être suivie obligatoirement dans les semaines suivant la prise de poste)
- assurer la suppléance de l'accueil dans d'autres services de l'État
- assurer le tri du courrier et la répartition dans les services

Qualités requises:
- attitude souriante et chaleureuse
- savoir faire preuve de patience et de courtoisie avec les usagers
- grande capacité d'écoute et de compréhension des demandes
- goût du contact et qualités relationnelles développées
- image soignée (tenue vestimentaire adaptée)

Votre environnement professionnel

Activités du service

Pilotage et suivi de la Qualité / Animation du changement / Relations avec les usagers: accueil général-standard, courrier-SVE

Liaisons hiérarchiques

Le directeur du SGCD
Le chef du Service de l'Immobilier, de la Logistique et de la Relation aux Usagers
L'adjoint au chef de Service de l'Immobilier, de la Logistique et de la Relation aux Usagers

Liaisons fonctionnelles

Les agents de la préfecture
Les usagers de l'administration
Le corps préfectoral
Les services de l'Etat

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Connaitre l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
Avoir des compétences en informatique/bureautique : niveau initié requis

Savoir-faire

Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
Savoir s'organiser : niveau pratique requis
Savoir analyser : niveau pratique requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
Savoir accueillir : niveau maitrise requis
Savoir s'adapter : niveau pratique requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis
Savoir communique : niveau pratique requis