Agent Administratif Polyvalent - Mairie de Magnanville H/F - Communes

Sous l'autorité hierarchique de la directrice adjointe de la direction Scolaire Enfance et Affaires Générales, l'agent du poste accueille le public, l'écoute et recueille sa demande, l'informe et le dirige si besoin.
Participe activement à la réponse aux demandes formulées par le public dans le domaine du social notamment, mais également de l'état civil, des secteurs scolaires ou jeunesse en transversalité avec les collègues référentes concernées.
L'Agent s'occupera aussi de l'accueil et actions liées à la Poste municipale.
Le profil de poste peut évoluer dans l'éventualité d'un élargissement et/ou d'une évolution des missions du service sans que l'agent puisse se soustraire aux changements induits.

Accueil
- Accueil physique et téléphonique des usagers, des partenaires institutionnels et privés sur l'ensemble des domaines de compétence municipales (état civil, cimetière, élections, familles, rendez-vous du maire, des services...).
- Apporter une réponse de 1ère intention, filtrer, prendre et transmettre les messages téléphoniques.
- Aménager et organiser l'espace d'accueil et d'information, actualiser l'affichage, les informations mises à disposition du public

Assurer la gestion administrative et financière du C.C.A.S.
- Préparation et suivi des budgets du CCAS
- Préparation et assistance à la tenue des Conseils d'Administration
- Suivi des demandes d'aides sociales facultatives, engagements comptables correspondants
- Liens avec les acteurs du secteur social : PAT, SAS, EHPAD, CD 78, associations, bailleurs...
- Préparation des manifestions en gestion au CCAS
- Suivi et mise en oeuvre des projets/actions liés à la politique sociale de la Ville
- Accueil des familles/personnes en difficultés

La Poste ( missions annexes sur des remplacements très ponctuels)
- Affranchissement courrier, réception et distribution de colis, vente.
- Gestion des stocks et des fonds,
- Vente de timbres, d'enveloppes,
- Retrait de lettres recommandées et colis
- Dépôt de procuration
- Services de proximité (contrat de réexpédition, garde du courrier, abonnement mobilité, prêt à poster de réexpédition)

Activités complémentaires :
Les agents du service Accueil et des affaires générales sont des agents avec des missions spécifiques mais polyvalents afin d'assurer la continuité du service exposé aux situations d'absence et/ou de nécessité de renfort.
- soutien secrétariat (mise en page, envoi de mailing...)
- Le rechargement des titres Améthyste
- Assurer le recensement militaire
- Réceptionner les livraisons, informer le service destinataire
- Procéder au suivi des demandes d'annulation et d'inscription sur le Portail Famille.
- Echanger avec les directeurs d'ALSH pour les inscriptions péri et extra scolaires

La liste des tâches complémentaires n'est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des nécessités de service.

Formations et qualifications
- Adjoint administratif

Compétences professionnelles et techniques
- Connaissance de l'environnement territorial,
- Maîtrise des techniques d'accueil du public
- Maitrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique
- Connaissance de la réglementation en matière d'Etat Civil
- Connaissance des règlements intérieurs et des fonctionnements des prestations municipales
- Capacités rédactionnelles
- Sens de la discrétion

Qualités relationnelles
- Savoir accueillir avec bienveillance et le souci de rendre un service public efficace
- Maitriser l'écoute active, savoir communiquer en adaptant le ton, les mots
- Adhérer au travail d'équipe, promouvoir sa cohésion et l'intérêt général
- Aptitudes à la gestion des conflits, identifier la bonne distanciation avec les publics
- Disponibilité, appréciation de la hiérarchie des tâches, sensibilisation à la culture de résultats.