Référent Service Courrier - Flux Numériques - Mairie de Versailles H/F - Communes

Veille à l'organisation et à la qualité du service rendu en lien avec le chef de service :

Participe à la continuité de service des navettes internes et de la navette externe (continuité des tournées, qualité de service/contrôle des flux, gestion des incidents de tournées)
Enregistrement des recommandés arrivés dans le tableau Excel dédié.
Veiller au respect du circuit des plis et garantir les délais d'acheminement (interne et externe)
Contrôler les dépôts et les collectes du courrier (navette + circuits internes)
Participe aux contrôles du tri départ-arrivée et de l'affranchissement du courrier.
Envoi des lettres recommandées électroniques dans la solution dédiée (AR24).

Veille et contrôle relatifs aux processus de numérisation & GEC (Gestion Electronique du Courrier)

Assurer le vidéocodage (contrôle des métadonnées) dans les outils de numérisation et d'océrisation dédiés avant intégration dans les workflows de la GEC et IXCapture pour traitement par les services
Assurer un premier niveau de contrôle de la qualité des processus de numérisation et les métadonnées saisies par les agents du service Flux numériques et gestion documentaire.
Veiller au respect des normes relatives à la convention de numérisation mise en place.
Contrôler la bonne application des procédures de traitement automatiques ou manuelles du courrier dans le cadre de la Gestion Electronique du Courrier.

Gérer les arrêtés A (en collaboration avec le chef de service)

Participer à l'attribution et la saisie des numéros d'arrêtés A dans l'outil Excel dédié.
Etablir le récapitulatif des arrêtés (A) et veiller au respect des délais de retour des arrêtés signés.
Soumettre le tableau récapitulatif au responsable de service pour validation.
Collaborer à la démarche auprès du prestataire en charge de la reliure des arrêtés (budget, bon de commande, prise de rendez-vous, versement aux Archives via l'outil dédié, attestation du service fait).

Missions ponctuelles :
Référent du service Flux Numériques et Gestion Documentaire en l'absence du responsable de service
Remplacement du chauffeur-navette et/ou de son binôme (port de charges lourdes) en cas de rupture de continuité de service.
Assurer l'affranchissement du courrier

Appartenance à un ou des groupes de travail :
En relation avec le service des Assemblées, le service Parc-auto et les sites internes et externes collectés par la navette

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o078260123000850-referent-service-courrier-flux-numeriques?pk\_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Formation :
Niveau Bac minimum
Permis B obligatoire

Expérience :

* Une maitrise de l'outil informatique est indispensable.
* Expérience territoriale souhaitée
* Notion de base de comptabilité souhaitée

Savoir faire :

* Organiser une activité : capacité à organiser et à piloter des équipes (navette)
* Appliquer les normes, procédures et règles en place
* Contrôler
* Communiquer
* Accompagner aux changements: dématérialisation, GEC, etc.
* Garant du respect des normes postales, des procédures liées au courrier et aux processus de dématérialisation.
* Autonomie forte mais savoir rendre compte.

Savoir être :

* Rigueur, réactivité, discrétion, clause de confidentialité, qualités relationnelles, disponibilité, travailler en équipe, assiduité et ponctualité.