Assistant de Direction - Ufr Santé H/F - Université Marie et Louis Pasteur

L'UFR Sciences de la santé est une composante de l'université Marie et Louis Pasteur située à proximité du CHRU de Besançon. A l'origine, les disciplines enseignées concernaient essentiellement les études de médecine et de pharmacie. En constante évolution, l'UFR sciences de la santé a intégré les formations en maïeutique, sciences de la rééducation, sciences infirmières, odontologie pour un effectif d'environ 7000 étudiants. Elle propose également de la formation continue à l'attention des professionnels de santé en activité.

Environ 300 personnels travaillent au sein de l'établissement : enseignants hospitalo-universitaires, enseignants chercheurs, personnels administratifs, techniques et de laboratoire.

Pour plus de renseignements sur l'UFR Sciences de la santé, nous vous invitons à consulter le site : http://medecine-pharmacie.univ-fcomte.fr/Vous recherchez des missions passionnantes et innovantes qui ont du sens et vous souhaitez vivre une expérience professionnelle pleine de défis : Alors rejoignez l'Université Marie et Louis Pasteur !

Définition de la fonction

Sous la responsabilité du directeur de l'UFR Santé et de la responsable des services administratifs (RSA). Présence au bureau de direction.

Champ des relations

· En interne

- Le directeur et les directeurs adjoints (3 vice-Doyens)

- La responsable administrative

- Tous les personnels de l'UFR (enseignants et administratifs, techniques...)

- Les étudiants

- Les services centraux de l'UFC

· En externe:

- Les services du CHU

- D'autres UFR Santé

- Les services du Ministère de l'Enseignement Supérieur de la Recherche et de l'Innovation

Activité 1 : Assistance de la direction

- Gérer les agendas (rappels RV, recherche N° tél, appels divers...)

- Répondre aux diverses sollicitations téléphoniques, écrites ou par mail et orientation

- Accueillir le public qui souhaite rencontrer ou avoir un RDV avec les membres de la direction

- Suivre le courrier: réception, signature, envoi, suivi des réponses, archivage

- Venir en appui des chefs de services de la composante sur des sujets particuliers, transversaux pour participer avec la direction à la communication et cohésion.

Activité 2 : Gestionnaire de dossiers spécifiques

- Être référent du Conseil de gestion de l'UFR: préparation de l'ordre du jour en lien avec la direction et les services concernés (convocation, émargement, rédaction du PV et des décisions, suivi des décisions, archivage)

- Suivre les conventions de la composante: recueillir les conventions, assurer le suivi avec les services centraux, suivre les signatures, assurer la diffusion et faire le suivi de la mise en oeuvre, archivage.

Activité 3 : Appui sur des sujets et projets ponctuels

- Participer à l'organisation des Journées Portes Ouvertes

- Participer à l'organisation des élections au sein de la composante

- Mettre à jour de l'organigramme de la composante

- Faire le lien avec la direction de la communication de l'UFR et mettre à jour le site de la composante.

Le poste est ouvert uniquement aux contractuels.

Il est à pourvoir dès que possible.

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire.

Cette annonce retient votre attention, candidatez et venez-nous en parler !

https://univ-fcomte.nous-recrutons.fr/

Nous recherchons les compétences et les qualités suivantes pour ce poste :

Compétences opérationnelles

- Maitriser les logiciels de bureautique: Word, Excel, Power Point...

- Connaitre l'UFC, ses missions et principaux interlocuteurs

- Savoir rédiger courriers, notes et mails

- Savoir construire et tenir des outils de suivi

Connaissances

- Connaissance des missions de l'enseignement supérieur

- Anglais

- Gestion d'agendas et capacité à gérer les imprévus

Qualités

- Qualités relationnelles

- Qualités rédactionnelles

- Rigueur