Assistant de Gestion Administrative - Conseil Departemental de la Somme H/F - Conseils départementaux

Sous l'autorité hiérarchique du chef de service maintenance et en relation avec l'ensemble du service, l'assistant(e) de gestion administrative assure, en étroite collaboration avec les conducteurs d'opérations et le chargé de mission énergie, une mission d'assistance, d'organisation et de suivi administratif des dossiers, relatifs à son domaine d'activité, qui lui sont délégués. Il/elle coordonne l'information au sein de l'équipe, des directions et services de l'administration départementale et assure, le cas échéant, le lien avec les partenaires extérieurs.

Assistance administrative et financière
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Engager les dépenses (bon de commande, mapa, marchés subséquents) et procéder au paiement des factures (principalement des fluides : eau, gaz et électricité) dans le logiciel financier Grand Angle
- Accomplir les formalités de contrôle comptable, de signature et de transmission des demandes des directions et services
- Assurer le suivi des tableaux de bord budgétaires
- Traiter le courrier
- Centraliser et coordonner la circulation de l'information au sein de l'équipe
- Assurer la frappe de documents divers
- Rédiger des courriers, des notes, des synthèses et des comptes-rendus
- Classer et archiver les dossiers de dépannages, des factures
- Assurer la gestion des relations avec les services internes et les partenaires externes
- Assurer le suivi des dossiers délégués par le directeur ou le chef de service
- Mettre les informations collectées en forme de documents de synthèse (graphiques, tableaux de bord...)
- Collecter les demandes de dépannages, les dispatcher et en assurer le suivi administratif (traitement des tickets sous Isilog) en coordination avec les équipes techniques et les prestataires

Accueil téléphonique, classement et archivage interne au service
Gestion des commandes de fournitures pour le service
Continuité de service : remplacement ponctuel du secrétariat de direction

Contraintes du poste :

- Assurer une permanence téléphonique aux heures ouvrables en rotation avec les collègues du service
- Disponibilité horaire en cas de surcharge ponctuelle de travail, en particulier en période de clôture budgétaire
- Polyvalence avec les assistants administratifs et financiers du service

Compétences requises :

Connaissances :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'administration départementale
- Connaissance des règles de la comptabilité publique et de la nomenclature en vigueur
- Maîtrise de la rédaction administrative et des principes budgétaires de comptabilité publique
- Connaissance détaillée des procédures du domaine d'activité
- Maîtrise de l'orthographe et de la syntaxe de la langue française
- Maîtrise approfondie des outils informatiques, notamment de traitement de texte, tableur...,
- Maitrise des outils internes (OXYAD courriers, iparapheur, et délibérations...)
- Connaissance du logiciel financier Grand Angle souhaité

Aptitudes professionnelles :
- Capacités de rédaction administrative
- Capacité à appliquer les principes budgétaires de comptabilité publique
- Capacité à hiérarchiser les urgences
- Capacité d'anticipation et de prévision
- Compétences au suivi et au contrôle