Assistant·e de Direction H/F - Centre d'Etudes et d'Expertise sur les Risques, l'Environnement, la Mobilité et l'Aménagement (CEREMA)

La Direction territoriale Méditerranée, comptant environ 250 agents, agit dans les régions Provence Alpes Côte d'Azur et Corse.

Le secrétariat de direction rattaché au-à la directeur-trice, assure l'accueil téléphonique, l'assistance et l'appui à l'équipe de direction (directeur-trice et directeur-trice adjointe) ainsi qu'au-à la directeur-trice du développement des relations avec les clients et les partenaires et des chargés de mission de la direction.
Il assure la gestion des dossiers transverses à la directionL'assistant-e de direction apporte son appui à l'équipe de direction et aux deux chargé-es de mission (qualité et commercial) dans le pilotage de leurs activités.

-Assurer le secrétariat, l'accueil physique, téléphonique et courriel, gérer les agendas et les déplacements de la direction
- Assurer l'interface entre la direction et les départements
-Contribuer à l'organisation et au suivi des travaux des instances de gouvernance, de programmation d'activité ou d'animation interne et externe (CODIR, bilatérales, COR, CTT et autres)
-Tenir des tableaux de bord de suivi d'activité et congés
- Mettre en forme et diffuser des documents et livrables et procédures pour fluidifier le fonctionnement du site
- Organiser et assurer le partage de l'information, le classement et l'archivage
- Assurer la communication et développer les outils de communication dont bureau numérique
- Assurer les missions de correspondant de prévention pour le bâtiment P.

Rattachement hiérarchique au-à la Directeur-trice

-Savoir :
Parfaite connaissance de l'organisation du Cerema, de ses activités, de son mode de gouvernance, de ses interlocuteurs privés et publics
Connaissance des normes rédactionnelles et techniques de secrétariat, de gestion administrative
Maîtrise avancée des outils informatiques (Pack Office, Word, Excel), des outils internes au Cerema et des processus associés

-Savoir-faire :
Capacité à hiérarchiser l'importance des informations et les priorités
Capacité d'organisation
Capacité d'adaptation aux situations et aux interlocuteurs
Capacité d'analyse et de restitution
Aptitude rédactionnelle et relationnelle

-Savoir-être :
Capacité d'écoute et sens de la confidentialité
Rigueur et fiabilité
Réactivité, dynamisme et discrétion
Maîtrise de soi, diplomatie et empathie