Assistant Polyvalent Accueil - Logistique H/F - Oracom

Oracom a près de 10 millions de lecteurs par an sur plus de 100 titres, dont une partie importante sur le pôle histoire
(CA de 26m€ en 2023, env 65 personnes)

MISSIONS PRINCIPALES

Service client

- Réceptionner, qualifier et traiter les demandes des clients, lecteurs et partenaires (mails et téléphone)

- Traiter les réclamations clients en respectant les procédures établies

- Gérer la bibliothèque interne afin d'apporter des réponses adaptées aux lecteurs

- Centraliser et faire remonter les informations pertinentes aux rédactions

Service Auteurs / Contributeurs

- Assurer le suivi des relations avec les auteurs et contributeurs via l'outil Extranet

- Accompagner les contributeurs dans leurs relations Extranet avec les rédactions

Gestion de l'accueil

- Assurer l'accueil téléphonique et le transfert des appels

- Accueillir les visiteurs

- Réceptionner, trier et distribuer le courrier en interne

- Gérer l'affranchissement et les envois de courrier (interne et justificatifs rédactionnels)

- Commander les courses de coursiers, réceptionner et distribuer les livraisons

- Réceptionner et vérifier les livraisons et cartons

- Gérer les plis coursiers entrants et sortants selon les besoins des services

Logistique

- Participer à la préparation des commandes des boutiques

- Gérer les VAN hors shop en collaboration avec certaines rédactions

- Vérifier la bonne réception des paiements par virement en lien avec le service comptabilité

- Gérer les VAN « compléter votre collection » à la réception des bulletins papier

- Gérer les VAN à envoyer hors de France (suivi par email et via les sites)

- Participer à l'envoi de courriers et cadeaux aux lecteurs (abonnés, jeux-concours)

Services généraux

- Aider à l'organisation des réunions internes, visites partenaires et animations / événements internes

- Suivre et gérer les besoins du quotidien des collaborateurs (mobilier, fournitures, cartes de visite, papier à en-tête.)

- Participer à l'aménagement des locaux

- Gérer et suivre les tickets auprès du gestionnaire des locaux (demandes de réparation, réservation de salles)

- Suivre les petits travaux : demandes de devis, suivi des réparations

Soutien à l'équipe administrative

- Apporter un soutien administratif aux équipes (classement, tâches diverses)

- Aider à la préparation des envois de dépôts légaux

Horaires : Lundi à vendredi

Outils maitrisés :

- Suite bureautique : Outlook, Word et Excel

- Profil recherché :

- Bac +2 : gestion, assistant de direction, secrétariat, administration - TPE/PME

- Expérience : 2 ans - secrétariat, assistant administratif, aide logistique, hôte d'accueil

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Édition de revues et périodiques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.