Assistant de Gestion Administrative - Commune de Marseille H/F - Communes

Contexte

Au sein du service Cellule de Management de l'Information (CMI) à la division Prévention du Bataillon des Marins-Pompiers de Marseille (BMPM), rattachés à la Direction Générale Adjointe Ville Protégée (DGAP), vous exercerez les fonctions de coordination de la CMI.

Vous devrez organiser les missions de secrétariat et manager une équipe de 6 personnes, composée de civils et de militaires

Sous l'autorité du chef de division Prévention, votre rôle consistera à:

- Assurer la coordination d'une équipe de 6 secrétaires, organiser les missions notamment sur le volet gestion des courriers entrants et sortants;
- Adapter les missions de secrétariat au fur et à mesure des évolutions des projets «digitalisation» et «dématérialisation»;
- Être force de proposition quant à la mise en place des process;
- Suivre, tracer, numéroter, archiver l'ensemble de la documentation entrante et sortante de la division (environ 20 000 documents);
- Organiser les différentes commissions de sécurité (gestion de plannings, rédactionnel);
- Participer à des réunions à forts enjeux;
- Établir des statistiques relatives aux activités du secrétariat;
- Former le personnel aux missions de secrétariat;
- Évaluer et conduire les entretiens professionnels des secrétaires;
- Venir en support à l'équipe sur la gestion des courriers, si besoin.

Vos avantages

- Horaires modulables (donnant accès à des RTT en fonction du cycle choisi)
- Prestations sociales (tickets restaurant, comité d'action sociale, participation aux frais de mutuelle et de transports ...)

Nous avons hâte de vous connaître !

Titulaire d'un diplôme Bac +2 dans le domaine du secrétariat et/ou du grade de rédacteur territorial, vous disposez idéalement d'une expérience sur un poste similaire en collectivité.
Curieux(euse) de l'environnement du numérique, vous êtes dynamique, disponible et autonome.
Reconnu(e) pour vos capacités managériales et vos qualités relationnelles, vous appréciez le travail en équipe, êtes force de proposition et pédagogue. Vous maîtrisez les outils bureautiques, les techniques d'accueil et d'orientation du public.
Au-delà des compétences techniques indispensables, le sens de l'organisation, la rigueur et la réactivité sont des atouts nécessaires pour mener à bien vos différentes missions. La connaissance du fonctionnement des commissions de sécurité serait un plus.

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