Assistante Administrative des Élus - Chargée du Soutien à la Gestion des Évènements H/F - Communes

Placée sous l'autorité du Directeur de Cabinet, le chargé d'accueil élus assure l'accueil physique et téléphonique des élus, organise leur environnement de travail et leur fournit un appui logistique et administratif afin de faciliter leur activité au sein de la collectivité

Offre publiée par obligation réglementaire

Accueille, oriente et informe les administrés se présentant au Cabinet du Maire
Reçoit physiquement et téléphoniquement les usagers du service.
Identifie les demandes, les besoins et les interlocuteurs compétents.
Oriente les administrés vers les services adéquats ou les élus concernés.
Apporte une première réponse de niveau 1 ou assure un suivi de la demande.
Gère les situations d'attente, de tension ou de réclamation avec courtoisie.

Assure l'assistance administrative des élus municipaux
Organise les rendez-vous, réunions et déplacements des élus.
Prépare, rédige et met en forme les courriers, notes, comptes rendus et dossiers.
Assure le suivi des courriers et des sollicitations adressés aux élus.
Classe et archive les documents relatifs aux activités des élus.
Coordonne la circulation de l'information entre les élus et les services.

Soutient l'activité de la chargée des évènements du Cabinet
Participe à l'organisation logistique des événements institutionnels et protocolaires.
Prépare les documents, fichiers d'invitation et supports nécessaires.
Assure la gestion des réponses (suivi des inscriptions, relances).
Accueille les participants et appuie le bon déroulement des événements.
Collabore à la mise à jour des bases de données de contacts.

Contribue au bon fonctionnement général du Cabinet
Veille à la qualité de l'accueil physique et téléphonique du Cabinet.
Gère les commandes de fournitures et les besoins matériels courants.
Tient à jour les plannings partagés et les agendas des élus.
Informe régulièrement la direction de Cabinet sur les sujets suivis.
Collabore ponctuellement à d'autres tâches confiées par la hiérarchie

Formation

Formation de niveau Bac ou expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative
Expérience sur un poste similaire ou dans une administration publique appréciée

Aptitudes techniques
Maîtrise des outils bureautiques et numériques
Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales
Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
Principes rédactionnels de la correspondance et du compte rendu
Notions d'organisation et de gestion du temps
Règles de l'expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat (prises de notes, écritures abrégées)

Qualités principales
Sens de l'accueil et du service du public
Discrétion et confidentialité
Rigueur et sens de l'organisation