Assistant Administratif et Accueil H/F - Association Ipi/Medef

Mode d'emplois est un dispositif qui accompagne les entreprises dans leurs recrutements.
Ancrée depuis bientôt 60 ans sur le département de la Haute-Savoie, l'association accompagnée déploie un projet associatif pour répondre à la demande des publics modestes, très modestes et défavorisés (ménages, familles, personnes seules, monoparentales,) sur leurs besoins liés au logement et à l'habitat.
Elle recrute un ASSISTANT ADMINISTRATIF et d'ACCUEIL (H/F) en CDI temps partiel, 30 heures.

Missions :
Au sein d'une équipe de 25 collaborateurs disposant de compétences polyvalentes, vous serez rattaché(e) au pôle de l'agence immobilière sociale (AIVS).
Sous la responsabilité de la direction, vous aurez pour missions :
STANDARD / ACCUEIL / LOGISTIQUE
- Accueil physique et téléphonique pendant les heures d'ouverture : informer et orienter les demandeurs
- Filtrage des appels, traitement des demandes d'information (physique, téléphonique, mail.) et orientation du public.
- Gestion de la messagerie de l'accueil, enregistrement du courrier entrant, remise à la direction puis distribution
- Réservation de la salle de réunion + accueil des demandeurs lors des permanences de l'ASDER
- En l'absence de l'assistante administrative et d'accueil du service habitat : prendre les appels, gérer l'accueil physique, saisie des données dans le logiciel métiers

TACHES administratives SPECIFIQUES EN SOUTIEN DU SERVICE AIVS (Agence Immobilière à Vocation Sociale)
- Soutien administratif global au service (ex : renouvellement des baux, renouvellement des assurances, préparation des dossiers des nouveaux locataires.)
- Gestion de la boîte mail
- Consultation et saisie dans le logiciel métier
- Gestion de la boîte mail
- Appui tâches administratives diverses
- Saisie d'enquêtes locatives sur Excel
- Mise sous pli, chaque fin de mois, des quittances de loyer

Pourquoi vous engagez dans l'association ?
Vous interviendrez dans des contextes diversifiés, en lien avec de nombreux partenaires reconnus et engagés dans l'accompagnement des ménages fragiles

Ce poste étant en cours de construction, les missions seront susceptibles d'évoluer. Une capacité d'adaptabilité est nécessaire.

A propos de vous :
Diplôme en secrétariat ou équivalent
Expérience d'assistanat administratif exigée, expérience dans la gestion d'un standard téléphonique appréciée
Expériences au sein d'une agence immobilière et/ou dans le secteur social appréciées
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
Sens de l'accueil et du service client
Rigueur, fiabilité et discrétion
Autonomie dans l'exécution des tâches administratives

Informations complémentaires :
Contrat de travail : CDI temps partiel, 80%
Rémunération : 21 000 à 23 000 euros
Lieu de travail : Annecy

Experience: 24 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.