Assistante de Gestion Administrative H/F - Santunione

Rattaché(e) directement à la Direction, vous êtes le véritable relais administratif du groupe et un appui pour l'ensemble des services (technique, travaux/logistique, achats, comptabilité, RH, commerce).
Vous combinez des missions de secrétariat, de suivi des chantiers et de gestion administrative et financière, au coeur du fonctionnement quotidien de l'entreprise.
Vos missions principales
1. Secrétariat et support aux services
- Gérer les appels d'offres (constitution des dossiers de candidature et d'offre, hors partie technique pure) et le suivi de la signature électronique.
- Être référent(e) des logiciels BATIGEST (planification et suivi de chantiers, base articles, commandes dépôt) et ZEENDOC (gestion électronique de documents).
- Assurer l'accueil téléphonique et physique (visiteurs, clients) et l'orientation vers les bons interlocuteurs, avec encaissement des règlements clients si nécessaire.
- Gérer la validation et la circulation des devis (acceptations, modifications, informations aux services concernés).
- Enregistrer les réceptions de marchandises et les facturations associées, ainsi que les écarts ou anomalies de facturation.
- Établir les factures de travaux sur la base des informations transmises par le service technique.
2. Interface avec les autres services
- Avec le service technique : enregistrement des devis validés et gestion de la facturation (émission et transmission).
- Avec les travaux/logistique : suivi des mouvements de stock, inventaires, réponses aux levées de réserves.
- Avec la comptabilité : préparation des éléments de factures de fin de mois et validation de factures d'achats (opérationnel + chantiers).
- Avec les achats et le commerce : création d'articles, prix, suivi des commandes.
- Avec la direction : secrétariat et reporting administratif.
3. Gestion administrative, financière et RH
- Saisir les factures d'achats, frais divers et sous-traitants dans BATIGEST et participer aux inventaires annuels.
- Mettre à jour quotidiennement les stocks en lien avec le magasinier.
- Suivre et gérer les dossiers QUALIBAT.
- Gérer les frais et la flotte de véhicules (suivi, sinistres, assurances, cessions/achats).
- Réaliser les déclarations liées aux sous-traitants, ainsi que le pointage et la validation des factures d'intérimaires.
- Saisir les relevés d'heures des salariés (via ALOBEES dans BATIGEST), suivre les visites médicales et organiser les formations réglementaires.
- Être l'interlocuteur(trice) de l'OPCO et de France Travail pour les parcours de formation (AFEST, PMSMP, etc.).
- Rédiger et mettre à jour la documentation réglementaire liée aux chantiers (PPSPS, documents de suivi).

Experience: 5 An(s)

Compétences: BTS gestion de la PME,BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion comptable, fiscale et financière,BUT spécialité gestion des entreprises et des administrations parcours gestion, entrepreneuriat et management d'activités,Diplôme de gestion et management des entreprises,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion des ressources humaines,DUT gestion des entreprises et des administrations option gestion et management des organisations,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assister les collaborateurs au niveau commercial et technique,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Concevoir un devis ou un projet de contrat,Définir les plannings et congés de ses équipes,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Relayer de l'information

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Travaux de revêtement des sols et des murs

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).