Secrétaire Mjpm à Mi-Temps H/F - Union Depart Assoc Familiales

Localisation : Antenne de Beauvais - 60 000
Type de contrat : CDD - Temps partiel - 2 mois
Rémunération : selon la CCNT 1966, Grille Technicien qualifié - Reprise d'ancienneté selon les dispositions conventionnelles

Qui sommes-nous ?
Créée en 1946, l'UDAF de l'Oise est une institution reconnue d'utilité publique ayant pour vocation la défense des intérêts matériels et moraux des familles.
L'UDAF intervient, dans le cadre d'une action sociale globale auprès des personnes et des familles pour favoriser leur intégration sociale, leur autonomie, l'amélioration de leurs conditions d'existence, dans le respect de leurs aspirations, de leur dignité en référence aux droits de l'homme, de la famille, de l'enfant et des personnes âgées
Le service MJPM de l'UDAF 60 se décline en trois volets complémentaires : Mandataire Judiciaire à la Protection des Majeurs (MJPM), Information et Soutien aux Tuteurs Familiaux (ISTF) et Mandat de Protection Future (MPF).

Le Secrétaire MJPM assure l'accueil téléphonique et physique du public en orientant les personnes selon leur demande. Il peut être amené à effectuer diverses tâches administratives au nom de l'Institution. Il est en soutien administratif auprès des Assistants MJPM et Délégués MJPM par le biais de tâches que ces derniers peuvent lui confier.

Missions :
-Gérer le standard et triez les appels ;
-Transférer les appels à la personne ou au service approprié ;
-Relayer les messages vocaux et transmettez les autres communications au sein de l'organisation ;
-Assurer l'accueil physique du public ;
-Procéder à l'entrée de la personne sur le site ;
-Collaborer avec le personnel et exercez les activités administratives génériques : photocopie, archivage ;
-Remettre des documents à l'accueil à des destinataires clairement identifiés ;
-Procéder à l'affichage à destination du public ;
-Enregistrer des informations dans le logiciel métier : SYNERGIE Evolution - suivi de dossier. ;
-Liste non exhaustive.

Profil recherché :
-Bac/Bac +2 (Chargé d'accueil, Secrétariat, Gestion Administrative, Bureautique.) ;
-Expérience d'1 ou 2 ans souhaitée.

Savoir-faire requis :
Connaissance du secteur médico-social et du handicap psychique sont fortement appréciés, Bon niveau d'orthographe, Forte appétence pour la gestion administrative, Maîtrise des outils bureautiques et d'un standard téléphonique, Être organisé(e) et savoir hiérarchiser ses missions et activités.

Savoir-être requis :
Traiter les appels difficiles en restant calme , courtois et professionnel, Communiquer avec les majeurs protégés et les partenaires de manière claire et concise, S'inscrire dans une démarche d'équipe, Ouverture d'esprit et sens de l'organisation, Capacité d'adaptation et éthique (discrétion, confidentialité, prise de recul et réactivité), Être disponible et engagé(e).

Avantages :
Mutuelle & prévoyance : Incluses
Matériel fourni : Ordinateur portable, casque audio
Jour Enfant Malade : Inclus
CSE : Avantages sociaux
1% Action Logement : Pourcentage patronale
Démarche QVCT : Cohésion d'équipes, moments fédérateurs.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de contrôle de soi : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.