Assistante de Direction Commande Publique - Commune de Beausoleil H/F - Communes

Sous l'autorité directe de la Directrice de la Commande Publique - Cellule Marchés Publics, vos missions sont :
- Secrétariat Marchés Publics ;
- Gestion des tableaux organisationnels des procédures de marchés ;
- Gestion des contrats de maintenance, marchés et accords-cadres reconductibles, (centralisation des contrats de
maintenance, tableau de suivi des reconductions, gestions des reconductions annuelles) ;
- Gestion des absences et congés en mission relais lors des absences de la Directrice (gestion planning congés sur la
plateforme CIRIL) ;
- Suivi financier des marchés publics (Elaboration des bons de commande, Traitement des factures, Etablissement des
certificats de paiement, suivi des mandatements, élaboration de tableaux de suivis, levée des RG/CB/GPD,....) en lien avec les
opérations suivies par la D.C.P.

- Secrétariat Marchés Publics :
- Accueil téléphonique (filtrage et prise de messages) ;
- Enregistrement du courrier (arrivée, départ,...) + suivi du courrier avec classement dans dossiers ;
- Gestion des préparations des CAO (rédaction courriers de convocations, envoi par mail, gestion du quorum) ;
- Rédaction de courriers dans le cadre des procédures de marchés publics (notification, demande de documents...) ;
- Rédaction du compte rendu des réunions du service ;
- Rédaction des comptes-rendus du L.2122-22 pour les conseils municipaux ;
- Suivi de la bonne transmission des documents aux services internes et administrations concernés (service financier, trésorerie publique...) ;
- Suivi de la mise en forme, du classement et de l'archivage des dossiers de marchés ;
- Tâches de secrétariat diverses nécessaires au bon fonctionnement du service.

- Gestion des tableaux organisationnels des procédures de marchés ;
- Gestion des contrats de maintenance, marchés et accords-cadres reconductibles, (centralisation des contrats de
maintenance, tableau de suivi des reconductions, gestions des reconductions annuelles) ;
- Gestion des absences et congés en mission relais lors des absences de la Directrice (gestion planning congés sur la
plateforme CIRIL) ;
- Suivi financier des marchés publics (Elaboration des bons de commande, Traitement des factures, Etablissement des
certificats de paiement, suivi des mandatements, élaboration de tableaux de suivis, levée des RG/CB/GPD,....) en lien avec les
opérations suivies par la D.C.P.

Compétences nécessaires pour occuper le poste :
- Savoir :
Connaissances des procédures administratives applicables et de l'environnement territorial.

- Savoir faire :
- Capacité rédactionnelle ;
- Maîtrise des outils ;
- Informatiques et bureautiques (WORD, EXCEL, CIRIL) ;
- Classement ;
- Gestion des assurances.

- Savoir être :
- Savoir établir un bon relationnel avec les prestataires et les services internes ;
- Réactivité ;
- Respect des délais ;
- Sens de l'organisation ;
- Sens du travail en équipe, rigueur, autonomie, initiative.

Horaires : 36 h 30 hebdomadaire avec 9 jours de RTT
Lundi au jeudi : 8 h 30 - 12 h 30 / 13 h 30 - 17 h 00
Vendredi : 8 h 30 - 12 h 30 / 13 h 30 - 16 h 00