Assistant Administratif - Commune de Saint Paul H/F - Communes

L'assistant(e) administratif(ve) est le premier interlocuteur du service. Il/Elle assure l'accueil, réceptionne et oriente les administrés et les différents partenaires vers le service, la direction ou le pôle souhaités. Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d'activité du service et assure le suivi administratif du service.

- Temps complet : 35 heures
- Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique)

Activités principales:

*Accueil téléphonique et physique
- Réceptionner le public et les appels : identifier les besoins des interlocuteurs, informer, orienter et renseigner les correspondants,
- Organiser l'agenda du service (prise de rendez vous, organisation et suivi des réunions),
- Échanges d'information avec la direction et le pôle,
- Effectuer les relances téléphoniques,
- Relever, transmettre les messages, et relancer les collaborateurs,
- Faire et assurer le suivi des demandes d'intervention.

*Traitement et suivi administratif
- Traitement et suivi du courrier dans le logiciel MAARCH,
- Préparer, rédiger ou mettre en forme les documents émis par le service (courriers, notes, documents pour diffusion, ..),
- Suivi du rapport d'activité hebdomadaire de la cellule secrétariat,
- Suivi de signature des documents en lien avec le Cabinet du Maire,
- Vérifier les parapheurs et assurer leur suivi,
- Trier , classer et archiver les documents en format papier et numérique,
- Reprographier.

*Traitement et suivi des dossiers spécifiques
- Préparer les dossiers spécifiques devant être mis à la signature de l'autorité (CRAC, conventions, CCTP) : vérifier la conformité et le nombre de pièces et assurer la notification des documents,
- Saisir et mettre en forme des documents propres à l'activité du service,
- Proposer, alimenter et actualiser les tableaux de bord,
- OPEN ADS : téléchargement et mise à disposition des dossiers pour les chargés d'opération, recueil et suivi des avis, émission des avis en direct après validation du responsable SAO-PL,
- DCM : Suivi des décisions présentées en CM, signature des pièces annexes et notification des décisions,
- Mission de suivi LTS en binôme (consultation des entreprises pour les diagnostics pré-vente / visite de terrains / suivi financier avec la Trésorerie Municipale),

Activités spécifiques:
- Mission d'assistance administrative auprès du DALH,
- Gestion des archives numérique et papier des dossiers du service en vue d'un déménagement physique des bureaux à moyen terme.

Savoir:
- Connaissance solides dans le domaine d'activité du service et de ses différents métiers,
- Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service,
- Connaissance de la collectivité,
- Technique de secrétariat,
- Technique de prise de notes,
- Maîtrise de l'outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, ...),
- Maîtrise des logiciels spécifiques (OPEN ADS, WEBDELIB, MAARCH, ..).

Savoir faire:
- Être capable d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité,
- Être capable d'appliquer les principes de rédaction administrative,
- Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques,
- Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus.

Savoir être:
- Esprit d'équipe,
- Polyvalence,
- Dynamisme,
- Motivation,
- Sens de la communication et du relationnel,
- Faire preuve de diplomatie, d'écoute active et être en mesure de gérer les conflits,
- Respecter la confidentialité,
- Capacité rédactionnelles,
- Rigueur,
- Sens de l'organisation,
- Réactivité,
- Sens de l'initiative.