Assistant de Direction H/F - ERTEM International

PRESENTATION DE L'ENTREPRISE

Notre Bureau d'Etudes Techniques est spécialisé en fluides du bâtiment (Courants Forts, Courants faibles, Chauffage, Ventilation, Climatisation, Plomberie, Désenfumage, protection incendie).

Nos missions sont des missions de maîtrise d'oeuvre et d'expertise technique. Nos clients sont publics et privés pour des opérations de bâtiment en réhabilitation ou travaux neufs.

Nous recherchons, dans le cadre du développement de ses activités et suite à l'obtention d'un nouveau marché stratégique, un(e) assistant(e) de direction afin d'accompagner efficacement la direction et de la seconder sur l'ensemble des missions administratives, organisationnelles et de coordinationMISSIONS

Sous la responsabilité de la Direction Générale, l'assistant(e) de direction sera amené(e) à les assister dans le suivi administratif, la planification, la coordination et l'organisation d'un projet et/ou de l'entreprise.

A ce titre, vous assurerez les missions suivantes :

1. Accueil et communication

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
- Gérer les flux de courriers et courriels (réception, tri, transmission, classements)
- Être l'interface entre la direction, les équipes et les partenaires externe

2. Gestion administrative

- Traiter et suivre les dossiers administratifs
- Préparer, constituer et monter les différents dossiers administratifs
- Assurer la gestion et le suivi des contrats
- Organiser et classer les documents physiques et numériques
- Rédiger, mettre en forme et mettre en page les documents de production dans le respect de la charte graphique
- Relire et mettre en forme et en page les pièces écrites avant diffusion

3. Organisation et coordination

- Organiser et planifier les agendas, réunions et visites
- Gérer les différents accès sur site
- Coordonner la transmission des informations
- Contribuer à l'organisation et au cadrage des activités de production

4. Suivi de projets et support opérationnel

- Participer à la préparation et au suivi des dossiers
- Être l'interface entre la direction, les équipes et les partenaires externes ; Participer aux échanges avec les clients si nécessaire
- Assurer le suivi du pointage des équipes sur le projet et participer au suivi de la rentabilité du projet
- Apporter un appui transversal aux équipes
- Assurer un support en comptabilité sur le projet
- Réaliser et transmettre le reporting financier et les indicateurs à la Direction

Vous êtes doté(e) de solides compétences rédactionnelles. Vous maitrisez parfaitement les outils bureautiques notamment le traitement de texte et excel. Vous disposez de qualités organisationnelles et un bon esprit d'analyse. Vous savez faire preuve de rigueur et de réactivité et avez le sens des priorités. Vous avez également le sens de l'écoute, du service et du relationnel.

Vous disposez dans l'idéal d'une première expérience dans le secteur du bâtiment et des travaux publics vous permettant une bonne appréhension et compréhension des enjeux du secteur. La pratique courante de l'anglais est un plus. Savoir utiliser le logiciel Everwin GX est un atout.