Assistante Administrative - Gestion H/F - Breglart

AU sein d'un bureau d'étude et maitrise d'oeuvre en réhabilitation de 10 personnes, vous serez amené à travailler en CDI avec le dirigeant pour assurer les suivi administratif et de gestion de l'entreprise.

MISSIONS
COMPTABILITE BREGLART
Suivi et transmission des factures Fournisseurs au comptable
Obtention des KBIS et autres documents administratifs

COMPTABILITE CLIENTS
Elaboration des devis clients
Enregistrement et suivi des commandes clients
Elaboration des factures clients
Relance et suivi impayés clients
Mise à jour des tableaux de suivi et des dossiers réseau
TECHNIQUE
Aide à la constitution de dossiers de candidatures de réponse aux Appels d'Offres
Relecture, correction et mise en forme des documents techniques
Elaboration, dépôt et suivi des Déclarations préalables (Document technique + CERFA)
Analyse des offres entreprises dans le cadre de consultations
Mise à jour des attestations OPQIBI + renouvellement des qualifications
Elaboration et mise à jour de tableaux de suivi
Bonne tenue du classement réseau

RESSOURCES HUMAINES
Préparation et accueil des nouveaux collaborateurs
Gestion des contrats, bulletins de salaires, congés payés, notes de frais en lien avec le comptable
Intégration des nouveaux arrivants (poste de travail, informatique, accueil, intégration, mise à disposition des ressources documentaires et techniques)
Souscription mutuelle - prévoyance
Suivi Médecine du travail
Gestion du parc de véhicules - Relation avec les assurances - Parking résidentiel

SECRETARIAT
Soutien au Directeur Général : équipe, commercial, relation client, gestion quotidienne
Soutien au Responsable des Etudes : répartition des tâches, secrétariat ponctuel
Soutien à l'équipe : bureautique, dysfonctionnements, logistique + écoute et lien avec la Direction

COMMUNICATION
Alimentation des réseaux sociaux (Facebook et LinkedIn)
Elaboration de notes techniques
Diffusion Newsletter
Mise à jour du site web

Experience: 7 An(s)

Compétences: Gestion administrative,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Optimisation des processus,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Améliorer des procédures administratives,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Concevoir un devis ou un projet de contrat,Créer, ouvrir les comptes des nouveaux clients (propositions commerciales, devis, commande/contrat, informations nécessaires à la livraison et à la facturation),Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Gérer la communication interne et externe,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réaliser la gestion administrative des contrats,Relayer de l'information,Traiter les factures et les rapprochements bancaires

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).