Office Manager - Assistant Direction BTP H/F - Hays

Notre client est une entreprise du secteur du BTP, à taille humaine, reconnue pour son fonctionnement structuré et son exigence professionnelle. Dans une logique de continuité, de fiabilité et de montée en structuration, elle souhaite renforcer son organisation interne en recrutant un Office Manager / Assistant de Direction BTP en CDI, véritable pilier administratif et organisationnel.

Le poste s'inscrit comme un rôle clé de fiabilité et d'optimisation, destiné à une personne capable d'avoir une vision globale du fonctionnement de l'entreprise, d'identifier les axes d'amélioration et de s'inscrire durablement dans un environnement déjà en place.Rattaché directement à la Direction, vous occupez un rôle central et transverse au sein de l'entreprise. Vous intervenez sur l'ensemble des sujets administratifs, organisationnels et techniques, en lien étroit avec les équipes internes et les partenaires externes. Vous assurez la gestion et le suivi de la documentation de l'entreprise, incluant les contrats clients et fournisseurs, ainsi que les différents dossiers administratifs et les éléments RH. Vous prenez en charge la facturation clients, les relances et les échanges mensuels avec le cabinet comptable, ces sujets étant considérés comme centraux dans la performance administrative de l'entreprise. Vous êtes également en charge du suivi des dossiers en lien avec les équipes techniques, vous coordonnez la circulation de l'information entre la direction, le terrain et les fonctions support et contribuez à fiabiliser les flux internes.

Au-delà de l'exécution, vous portez un regard global sur les processus administratifs et organisationnels existants. Vous identifiez les axes d'optimisation, proposez des améliorations concrètes et mettez en place des outils de suivi et de reporting adaptés à l'activité. Vous faites preuve d'une forte capacité d'adaptation aux nouveaux logiciels et aux environnements digitaux, avec une aisance naturelle dans l'utilisation des outils numériques. Une appétence pour les outils d'IA et les solutions d'automatisation est attendue, dans une logique d'aide à la structuration, d'optimisation du temps et des process.

Vous pouvez être amené à gérer la coordination administrative des dossiers techniques. Au quotidien, vous apportez un support direct aux dirigeants, anticipez les besoins et prenez des initiatives pertinentes. Vous veillez au bon fonctionnement logistique et organisationnel de l'agence et pouvez être sollicitée sur l'organisation d'événements ou sur des missions ponctuelles et transverses nécessitant un haut niveau de fiabilité et de discrétion.

Vous justifiez d'un minimum de 8 années d'expérience sur un poste similaire, idéalement dans un environnement technique ou BTP et êtes habitué à évoluer dans des contextes exigeants. Vous êtes autonome, structuré et organisé, capable de comprendre rapidement les enjeux et d'adopter une approche orientée solutions.
Vous ne vous limitez pas à l'exécution : vous analysez, priorisez, tranchez et apportez une réelle valeur ajoutée dans la structuration du quotidien. Véritable bras droit de la direction, vous savez vous positionner comme une ressource fiable et stratégique.

Le facteur déterminant reste votre profil personnel : doté d'une grande vivacité d'esprit, vous comprenez rapidement les enjeux et savez agir avec discernement et perspicacité. Vous faites preuve d'un sens aigu de la confidentialité, traitez les sujets sensibles avec professionnalisme et instaurez une relation de confiance durable avec la direction comme avec les équipes. Énergique, impliqué et autonome, vous vous projetez dans une collaboration engagée et pérenne sur le long terme.