Secrétaire Institution - Associatif H/F - Union Depart Ass Famil Val Oise

L'UDAF 95 recrute, dans le cadre d'un CDD de remplacement, un-e secrétaire en charge des tâches administratives liées à l'Activité du Pôle Institution. Sous l'autorité de l'Assistante de Direction et de la Direction, vous exercerez vos missions autour des priorités suivantes :

Une fonction bureautique et d'accueil
- Ouverture, enregistrement, classement du courrier
- Accueil téléphonique et accueil physique du public
- Réponse et orientation des communications téléphoniques, prise de messages
- Saisi des rapports et courriers
- Procède aux réservations de salles, inscriptions aux manifestations organisées par la structure et le réseau.
- Préparation des commandes de fournitures
Une fonction de communication et de soutien
- Procède à la mise à jour du site internet et la saisie d'articles
- Procède à la création, mise à jour et mise en conformité des outils de communication (plaquettes, flyer, Newsletter, site internet, .)
- Participe à la diffusion des informations vers le public, les familles, à l'aide des différents supports et des outils de communication (site internet, newsletter,.)
- Accompagne les associations familiales dans le développement de leur communication en leur apportant une aide à la création d'outil de communication, reproduction, .
Une fonction de soutien dans le cadre de la représentation familiale
- Apporte son soutien dans le cadre de la veille des mandats de la représentation familiale (communales, départementales, régionales)
- Réalise les appels à candidature de représentant familial et informe les instances des nominations
- Assure le suivi des tableaux de bord et mise à jour des bases de données liées à la représentation familiale
- Réalise des outils destinés à accompagner et promouvoir la représentation familiale
- Participe aux réunions et éventuellement aux groupes de travail du réseau autour de la représentation familiale
Une fonction de support et relais avec sa hiérarchie - Vie associative
- Participe aux évènements importants de l'Institution (Assemblée générale, conférences, forums, .)
- Organise matériellement et apporte son soutien administratif aux différentes réunions,
- Participe à la mise à jour des bases de données et des listings
- Participe activement aux actions particulières, missions particulières et évènements menées par l'Institution (Point info famille, médaille de l'enfance et des familles, baux glissants, pack culture .)

Expérience dans le domaine associatif souhaité.
Connaissances informatiques : Pack Office, Wordpress, Canva
Capacité d'adaptation et d'initiatives
Sens du contact et aptitude à entrer en relation avec tout type de public.
CDD 1 mois renouvelable

Experience: 1 An(s)

Compétences: WORDPRESS,CANVA

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.