Assistant·e de Direction H/F - Direction Interdepartementale des Routes

Le secrétariat de direction assure un rôle central de soutien administratif, organisationnel et relationnel auprès des services du siège de la Direction Interdépartementale des Routes Centre-Est (Lyon).

En tant que « assistant.e de direction», vous assurez un soutien opérationnel indispensable et garantissez une organisation rigoureuse des activités.

Vos principales missions seront :
1- appui logistique et administratif à la direction
- organiser les déplacements (billets de train, réservation des hôtels, taxis.)
- organiser les RDV de la direction avec l'externe
- organiser les réunions internes et externes auxquelles la direction participe (dates, lien visio, réservation salles, invitations des participants, relance et vérification des présences..)
- lire, suivre et gérer la boite mail de la direction et des services du siège
- suivre les signatures direction et alerter en cas de difficultés
- rédiger et mettre en page les courriers mis à la signature de la direction
- assurer les envois des courriers signés par la direction (papier)
- tenir le standard téléphonique et alimenter la base de réclamation des usagers
- assurer l'accueil physique et téléphonique des RDV direction
- orienter les interlocuteurs physiques ou téléphoniques avec professionnalisme
- tenir l'agenda de la directrice et de son adjoint et prendre les RDV nécessaires
- préparer les convocations et ordres du jour des réunions organisées par la direction
- tenir le tableau de pilotage des CODIR et les relevés de décisions
- assurer la formalisation et la mise en ligne des compte-rendu des réunions direction
- assurer le classement et l'archivage des documents institutionnels
- assurer le suivi des courriers entrant/sortant direction
- faciliter la circulation de l'information entre la direction et les autres services

2- appui à l'équipe communication
- mettre à jour les sites intranet et internet selon les demandes des services
- contribuer à l'organisation des évènements portés par la communication et la direction
- répondre aux sollicitations de services et faire le lien avec le service communication pour les accompagner (journées porte ouverte, manifestation sécurité.)
- assurer la tenue de la revue de presse

3- appui à la gestion administrative des services du siège
- être le.la correspondant.e de proximité des chefs de service du siège
- apporter un appui à l'organisation de réunions pour les agents
- contribuer à l'accueil des nouveaux arrivants

Votre profil :
Préférentiellement, vous avez au moins une première expérience d'assistant.e administratif.ve dans le monde professionnel. Débutant.e néanmoins accepté.e.
Vous maîtrisez la suite bureautique open-office (tableur, présentation, document) et plus généralement l'outil informatique.
Autonome et organisé.e, vous avez le sens des responsabilités et faite preuve de discrétion professionnelle.
Vos qualités humaines et relationnelles sont reconnues.

Vous partagez ce poste avec une 2ème personne. Les 2 assistant.e.s organisent leurs absences en binôme pour assurer la continuité de service. Dans ce contexte, elles sont interchangeables sur le périmètre de leurs activités, l'un(e) assurant l'intérim de l'autre.

Vous pouvez faire un jour de télétravail par semaine en vous organisant avec votre collègue.
La DIR CE représente 700 agents répartis sur 21 sites. Vous assurez le secrétariat de la direction située au siège social (Lyon) composé de 80 agents.

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer un accueil téléphonique,Classer des documents,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Utiliser les outils numériques,Informatique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).