Assistant·e-Secretaire Unites Regulation Transports et Controle des Transports Terrestres H/F - Service Public

L'enjeu majeur de ce poste est d'assurer les tâches administratives et financières spécifiques au bon fonctionnement de la régulation et du contrôle des transports - avec notamment 2 antennes en sites distants - tout en assurant, en lien avec l'autre assistant.e-secrétaire, le secrétariat du service IST.

Pour les unités CTT et RT :
- assurer l'accueil, la gestion du courrier, le suivi des agendas et des congés, l'approvisionnement en fournitures, l'archivage... en lien avec les antennes de contrôle,
- appui pour préparer les réunions,
- appui à l'organisation des commissions territoriales de sanctions administratives (CTSA),
- appui pour la gestion du personnel (échanges avec le service en charge des ressources humaines, relais sur l'outil de gestion des temps CASPER),
- gestion comptable et financière du BOP 203,
- saisie et suivi des engagements juridiques, service fait,
- suivi des commandes et des paiements,
- suivi de la consommation budgétaire,
- échanges avec les fournisseurs,
- interface avec la division Finances (service facturier) de la DREAL,
- gestion des frais de déplacement,
- établir l'état mensuel des contrôles en horaires décalés,
- assurer les permanences téléphoniques du registre et orienter les entreprises de transport de marchandises et de voyageurs,
- mise à jour site intranet/internet.

Pour l'unité HSV :
- relais comptable sur le BOP 174.

Intérim du secrétariat IST :
- gestion du courrier du service,
- assurer l'accueil du service,
- gérer l'organisation et les déplacements du chef de service, de son adjoint, et des agents des autres divisions.

Liaison hiérarchique :
Positionnement dans la structure : placé sous l'autorité du responsable de division TRSV

Interlocuteurs internes :
- agents du service, en particulier le responsable de la division TRSV, les chefs d'unités de la division, les gestionnaires de registres et les agents de contrôle,
- antennes extérieures ou unités départementales (UD),
- secrétariat de direction et d'autres services,
- service en charge des ressources humaines, autres services supports (service factu-rier, mission communication, ...).

Interlocuteurs externes :
- Parquets,
- Préfecture de région et Préfectures de département,
- Ministère,
- professionnels du transport routier,
- organismes de formation,
- conducteurs.

Responsabilités tenant au poste :
- assister les chefs d'unités et le chef de division dans le fonctionnement de leurs activités,
- échanges réguliers avec deux antennes CTT distantes,
- nécessité de discrétion par rapport aux activités RH notamment.

- être réactif, dynamique, discret, courtois et diplomate,
- savoir anticiper, suivre les délais, faire preuve d'initiative et alerter,
- savoir s'adapter aux différents interlocuteurs et situations,
- savoir travailler en équipe,
- maitriser les outils numériques, être à l'aise avec l'informatique et capable de progresser sur de nouveaux outils, la maitrise des logiciels de traitement de texte et tableur est primordiale,
- savoir accueillir du public, traiter des demandes téléphoniques, préparer des réponses écrites.