Secrétaire H/F - Assoc S.I.L.L.A.G.E.

Accueil du public

- Accueil physique, téléphonique, courriels des personnes de + de 60 ans et des personnes en situation de handicap, de leurs aidants, des professionnels et des partenaires
- Ecoute et analyse de la demande
- Evaluation du degré d'urgence de la demande
- Remise de la première information et/ou orientation vers les professionnels concernés
- Remise de documentation et dossiers (APA, aide sociale, MDPH.)
- Aide à la constitution des dossiers (MDPH, APA, Caisses de retraite, entrée en EHPAD.)
- Utilisation de l'outil Via Trajectoire
- Restitution des demandes complexes à la Directrice et aux Chargées d'évaluation
- Réception des commandes des caisses de retraite via la plateforme EVAL 77
- Ouverture du dossier du demandeur
- Prise des rendez vous à l'instance ou au domicile (à la demande de la Directrice ou des Chargées d'évaluation)

Tâches administratives

- Elaboration et saisie d'outils de travail internes (tableaux, fiches.) et à destination des usagers (plaquettes, documents d'information.)
- Gestion des outils PPAS et GEVAL 77
- Présentations via POWER POINT
- Enregistrement et classement des prises en charge des caisses de retraite
- Rentrées des données dans le logiciel métier du PAT
- Participation à l'élaboration des projets menés par le PAT
- Participation à l'élaboration du rapport d'activité du PAT
- Prises de notes et comptes-rendus de réunions
- Classement et archivage des dossiers des usagers

Animation du centre de ressources

- Mise à jour des bases de données PA-PH du territoire
- Gestion des stocks des dossiers (Caisses de retraite, APA, MDPH, téléassistance.)
- Gestion des stocks des brochures de documentation à destination des usagers et/ou des professionnels
- Tenue du répertoire des professionnels PA/PH

Missions générales :

- La Secrétaire est soumise aux règles déontologiques d'usage liées au traitement d'informations privées ou confidentielles au sein du PAT
- Elle est membre à part entière de l'équipe opérationnelle du PAT
- Elle participe au bon fonctionnement interne du PAT

Experience: Débutant accepté

Compétences: Environnement administratif, institutionnel et politique,Utilisation de logiciels spécialisés,Accueillir, orienter, renseigner un public,Corriger et mettre en forme un document,Diffuser une information, une publication,Mettre à jour un dossier, une base de données,Numériser des documents, médias ou supports techniques

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.