Assistant Administratif des Résidences Autonomie - Mairie du Vesinet H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité directe de la responsable des résidences autonomie, l'assistant(e) administratif(ve) contribue à la gestion administrative des résidences autonomie. Plus largement, l'assistant(e) administratif(ve) ressource prend en charge les missions administratives et financières liées à l'activité des établissements seniors.

Les résidents :
- Accueillir le public,
- Accueillir, informer, orienter, accompagner,
- Assurer l'accueil physique et téléphonique,
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent,
- Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en oeuvre par les établissements seniors,
- Accompagner le bénéficiaire dans l'instruction de dossiers administratifs pour transmission aux
organismes et en assurer le renouvellement (APL, APA, ASL...),
- Assurer les inscriptions et les visites des studios,
- Gérer les inscriptions de repas et de pains chaque semaine, les inscriptions au service de restauration,
- Participation aux animations (maintenir un dynamisme au sein de la résidence),
- Informations et communication auprès des résidents et des familles.

La résidence :
- Traiter et gérer la facturation chaque mois,
- Établir et gérer les bons de commande,
- Établir et assurer le suivi des commandes (plantes anniversaire, etc..).

Activité global :
- Participer à la vie du service ,
- Être en relation avec les partenaires du secteur (PAT, MAD, Tuteurs, Professionnels de santé etc...),
- Participer à l'organisation d'évènements particuliers (fête des voisins, fête de la musique, réveillon du nouvel an),
- Participer aux réunions de service,
- Participer à la mise en place des projets,
- Participer à la production et procéder à la mise à jour des outils de suivi de l'activité,
- Rédiger des écrits administratifs (courriers, etc ..),
- Participer aux actions engagées par le CCAS en cas de déclenchement de l'alerte 3 du plan canicule et
/ou plans d'urgence sanitaire (réunion préparatoire, appels téléphoniques...),
- S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques,
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique,
- Créer, classer et archiver les dossiers informatiques et administratifs,
- Rédiger les actes administratifs en lien avec la directrice établissements seniors,
- Participer à la rédaction des appels à projets et bilans,
- Assurer la mise à jour des outils (répertoire professionnel, documents internes...),
- Participer à la rédaction des Bonnes Pratiques des services,
Travailler en collaboration avec le service des finances (loyers et cautions).

- Bonne maîtrise des outils bureautiques, et aisance avec l'usage d'internet,
- Connaissance des acteurs institutionnels et associatifs intervenant dans le champ du social,
- Connaissance de la personne âgée et des dispositifs de maintien à domicile,
- Adaptabilité, dynamisme et curiosité professionnelle,
- Sens de l'organisation et de la méthode, rigueur, autonomie,
- Connaissance des procédures et des règles de fonctionnement,
- Discrétion professionnelle, qualité d'écoute, aisance relationnelle,
- Savoir rendre compte et partager l'information,
Aisance rédactionnelle,
- Sens de l'accueil du public (notamment du public en difficulté),
Travailler en transversalité, en binôme et en équipe.