Assistant de Direction Departementale H/F - ARS

La délégation départementale du Nord est chargée de piloter la déclinaison opérationnelle de cette stratégie régionale sur son territoire. Le travail avec les acteurs et opérateurs du territoires (élus, professionnels de santé, structures, associations, citoyens.) doit pouvoir se concevoir et se mettre en oeuvre en dépassant les éventuelles contradictions entre les nécessités de répondre aux grands objectifs portés par le niveau national ou régional et la prise en compte des besoins et des pratiques qui sont à l'oeuvre sur les territoires infrarégionaux (départements ou infra départementaux).

Rattaché(e) au Directeur départemental du Nord, l'Assistant(e) de Direction départementale est particulièrement en charge de :

MISSION 1 : ASSURER L'ACCUEIL TELEPHONIQUE
- Réceptionner et orienter les appels
- Mettre à jour les fichiers de contacts de la direction

MISSION 2 : ASSURER L'ORGANISATION DES REUNIONS
- Gestion de la logistique liée aux réunions (création de liens de visioconférence, gestion des salles de réunion, gestion des listings de présence et lien avec l'accueil, gestion des places de parking)
- Lancement des réunions en visioconférence, accueil des participants sur site
- Gestion et suivi des déplacements en lien avec le chauffeur

MISSION 3 : GERER LES AGENDAS DU DIRECTEUR ET DU DIRECTEUR ADJOINT
- Prise de rendez-vous, mise à jour des outils partagés, suivi du protocole pour les inaugurations (carton d'invitation, déroulé)
- Préparer et organiser les rendez-vous de l'agenda : demande et suivi des éléments de langage pour la préparation des dossiers

MISSION 4 : GERER LE COURRIER ET LES MESSAGERIES FONCTIONNELLES
- Gestion du courrier entrant (vérification et ventilation) et du sortant
- Gestion des boîtes fonctionnelles
- Gestion des parapheurs issus des départements (suivi, enregistrement, modifications éventuelles)
MISSION 5 : CONTRIBUER A LA GESTION DES AFFAIRES SIGNALEES
- Assurer, via les outils dédiés, le suivi des affaires signalées (corrections éventuelles des courriers avant envoi) et le respect des délais

MISSION 6 : PARTICIPER A LA CONTINUITE DE SERVICE ENTRE ASSISTANTE DE DIRECTION AU SEIN DE LA DELEGATION DEPARTEMENTALE EN FONCTION NOTAMMENT DES URGENCES

Spécificités liées au poste :
-Poste à temps plein
-Amplitude et permanences en concertation avec les agents en poste (horaires tardifs possibles)
-Télétravail possible une journée par semaine après une période de formation
-Poste soumis à la Déclaration Publique d'intérêts

Profil recherché : Bac +2 secrétariat

Qualités requises : discrétion, rigueur, réactivité, capacités de rédaction (niveau d'orthographe confirmé), autonomie et disponibilité, savoir-être envers les partenaires extérieurs.

Qualité de vie à l'ARS:
-Accompagnement à la prise de poste
-Télétravail : 1 j./sem après une période de formation
-Horaires variables (conciliation vie privée/professionnelle)
-Participation financière transports / Forfait mobilité / Mutuelle / Véhicules de service
-Aménagement poste de travail adapté possible (dont RQTH)
-Prestations comité d'agence

Un CDD d'un an sera proposé (contrat de droit public de Niveau 4 en référence au cadre de gestion), pouvant être renouvelé. CDIsation possible.

La fiche de poste complète est consultable sur notre site internet :
https://www.hauts-de-france.ars.sante.fr/lars-hauts-de-france-recrute

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Discrétion,Disponibilité,Capacités rédactionnelles

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.