Assistante - Assistant de Direction H/F - Prefecture de Police de Paris

Le cabinet de la directrice des usagers et des polices administratives de la Préfecture de Police de Paris, recherche son assistant(e) de direction.

Description du poste :
Sous l'autorité de la directrice des usagers et des polices administratives, et de son chef de cabinet, l'assistant(e) de direction assure en binôme, et de façon alternée en fonction des congés, les missions suivantes :

1) Assurer le secrétariat particulier de la directrice :
- l'accueil physique et téléphonique ;
- la gestion de l'agenda de la directrice et l'organisation de ses déplacements professionnels ; - le suivi des courriers signalés soumis à la validation de la directrice et du préfet de Police ; - la préparation de ses dossiers et le contrôle du formalisme et de la présentation des documents ; - la participation à l'organisation de réunions, séminaires et moments de convivialité ; - la réservation et l'installation des salles de réunions et des visioconférences ; - le suivi des crédits de représentation ; - la gestion des appels téléphoniques et des boites fonctionnelles ;
- la coordination des autres secrétariats de la direction.

2) Assister le pôle affaires transversales et contrôle de gestion :
- l'orientation de certaines demandes d'information et d'intervention transmises par le cabinet du préfet de Police ;
- le suivi des tableaux de pilotage transversaux ;
- la collecte des indicateurs de performance de la direction et la saisie des données dans les outils de pilotage ;
- l'actualisation des arrêtés transversaux de la direction (arrêtés des missions, délégations de signature.) ;
- le suivi des demandes de distinctions honorifiques ;
- réaliser une veille du journal officiel et diffusion du bulletin quotidien ;
- la réalisation et la diffusion du planning de congés et du tableau hebdomadaire des astreintes de la direction.

Conditions particulières d'exercice :
Le poste requiert discrétion, polyvalence et sens de l'accueil physique et téléphonique.
Au sein des services administratifs de la préfecture de police, le temps de travail hebdomadaire est de 39 heures, ce qui permet de générer 14 jours RTT et 8 jours de congés supplémentaires spécifiques, en plus des 25 jours de CA. Ce poste est soumis aux horaires variables avec badgeage. Un dispositif de crédit d'heures permet de bénéficier de 4 jours de congés supplémentaires par an.

Experience: 3 An(s) - sur même type de poste

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Gérer un planning,Organiser des déplacements professionnels,Utiliser les outils numériques,Relayer de l'information,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Réaliser une veille documentaire

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités d'ordre public et de sécurité