Assistant de Direction - Creil H/F - Communes

La Ville de Creil recherche pour la direction des Bâtiments et du Patrimoine un.e :

Assistant de direction (h/f) - cadre d'emplois des rédacteurs (Cat B)

Au sein de la direction générale des services techniques, vous serez placé.e sous l'autorité du directeur des Bâtiments et du Patrimoine

Vous aurez pour missions:

- Elaborer les tableaux de bords et participer à l'élaboration des outils de suivi et de planification
- Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique
- Suivre les activités avec le directeur
- Gérer le courrier de la direction
- Accueillir téléphoniquement et physiquement au secrétariat
- Gérer et respecter des procédures liées au traitement administratif des demandes de travaux
- Rechercher et diffuser l'information auprès des services
- Participer aux réunions des groupes de projets portés par la direction
- Prendre des notes et rédiger les comptes rendus

Partenaires internes :
- Direction des bâtiments et du patrimoine
- Direction générale des services techniques
- Services municipaux

Partenaires externes :
- Public
- Responsables ou dirigeants d'entreprises
- Prestataires de service et partenaires associatifs
- Représentants des maîtres d'oeuvre et partenaires institutionnels
- Responsables d'établissements

Savoirs :

- Organisation et gestion du temps
- Connaissance de la collectivité et de ses circuits et procédures administratifs
- Missions du service
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Vocabulaire professionnel de service
- Prise de notes et mise en forme de tous types de courriers
- Réalisation de la saisie de documents de formes et contenus divers dans le respect de la charte graphique de la collectivité
- Techniques de secrétariat
- Classement et archivage de dossiers
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet

Savoir-faire :

- Gérer les priorités
- Organiser les rendez-vous
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Etablir une relation de confiance avec le directeur
- Renseigner les interlocuteurs
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Rendre compte et informer
- Aider à la décision
- Rédiger des courriers et documents administratifs, prises de notes
- Rédiger les tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Utiliser les logiciels informatiques et bureautiques
- Classer et archiver

Savoir être :

- Ecoute attentive aux différentes demandes des services et des usagers
- Adaptation des réponses en fonction de l'interlocuteur
- Discrétion
- Disponibilité
- Autonomie