Assistant Administratif H/F - Ofisi Family Office

OFISI est un secrétariat privé et professionnel à distance, reconnu pour son exigence, sa discrétion et la qualité de son accompagnement auprès d'une clientèle haut de gamme : chefs d'entreprise, professions libérales, sportifs professionnels, clients à forts enjeux personnels et professionnels.

Soucieuse du bien-être de ses collaborateurs, OFISI propose un cadre de travail structuré, calme et bienveillant, favorisant l'apprentissage et la montée en compétences.

Dans le cadre de son développement, OFISI recrute un(e) Assistant(e) administratif(ve) pour accompagner ses équipes.
Vous interviendrez en soutien des assistantes principales, selon des procédures établies, dans un environnement structuré et formateur.

Sous la responsabilité de l'assistante principale, vous participerez aux missions suivantes :
Gestion des appels téléphoniques
Gestion du courrier postal et électronique (réception, traitement, classement)
Organisation des rendez-vous et déplacements des clients
Traitement et rédaction de courriers, e-mails, notes et mémos
Contrôle de factures
Saisie informatique
Mise à jour et actualisation des bases de données

Ce poste est fait pour vous si :
Vous êtes rigoureux(se), sérieux(se) et organisé(e)
Vous avez une bonne capacité d'analyse et êtes naturellement curieux(se)
Vous appréciez le travail en binôme
Vous avez envie d'apprendre et d'évoluer dans un cadre professionnel exigeant

Formation & expérience
Niveau Bac (Assistant administratif, Assistant PME, secrétariat, gestion)
Diplôme non obligatoire
Aucune expérience exigée poste ouvert aux profils débutants motivés

Compétences & qualités
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et d'Internet
Excellent niveau d'expression orale et écrite (orthographe, syntaxe, rédaction)
Sens de l'organisation et de la priorisation
Polyvalence et capacité d'adaptation
Discrétion absolue et respect du secret professionnel
Esprit positif et bon relationnel

Conditions de travail
Environnement de travail agréable et organisé
2 personnes maximum par bureau
Horaires compatibles avec la vie personnelle (fermeture à 17h)
RTT
Poste sédentaire, basé exclusivement à La Mézière
Aucun télétravail possible

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Conseil pour les affaires et autres conseils de gestion

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.