Assistant de Patrimoine H/F - Famille et Provence

PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ
Entreprise Sociale pour l'Habitat implantée depuis plus de 60 ans à Aix en Provence. Avec plus de 14.307 logements répartis sur 3 départements (13, 84 & 04), une quarantaine de communes et toujours la volonté d'entreprendre.
Famille & Provence, est bien plus qu'un bailleur social : c'est une société à mission qui place l'humain et l'intérêt général au centre de chacune de ses actions. Nous contribuons chaque jour à façonner des territoires plus solidaires et durables, restant au plus près des habitants et des partenaires locaux.
Nos équipes engagées, dont plus de la moitié dédiées directement à la gestion du patrimoine, FAMILLE & PROVENCE affirme sa préoccupation d'une gestion de proximité et d'une qualité de service améliorée visant à donner une pleine dimension humaine et sociale à ces missions.
Appartenant au Groupe Habitat en Région, 2ème acteur HLM privé en France et opérateur social des Caisses d'Épargne nous partageons ensemble l'ambition de servir la cause de l'habitat social en plaçant l'humain et la prise en compte des habitants au coeur de notre stratégie.
MISSIONS
Votre rôle :
Assister les Responsables Techniques du Patrimoine et les Responsables d'Exploitation dans leurs missions concernant le suivi technique, administratif et financier des différents engagements contractuels.
Apporter une contribution régulière dans le cadre de ses missions aux objectifs statutaires de la société.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assistance technique et administrative

Assurer l'ensemble des tâches administratives et de secrétariat : accueil téléphonique, traitement et rédaction des courriers et courriels, organisation et suivi des dossiers, classement, archivage et coordination des agendas de l'équipe.
Contribuer à la chaine de traitement des engagements contractuels : commandes (bon de commande, bon de travaux, acte d'engagement.), contrats de prestations, souscription de contrats d'assurance.
Contribuer à la chaine de traitement du contrôle de facturation : réception factures, rapprochement commandes, transmission comptabilité.
Suivre et s'assurer du traitement des réclamations techniques avec les différents collaborateurs impliqués.
Participer à des réunions techniques (y compris sur site en cas de besoin) et établir les comptes-rendus correspondants.
Participer au reporting sur les tableaux de suivi existants ou à créer : Dommages Ouvrages, Gros Entretien, Suivi des contrats, Gestion réclamations ...
Appui ponctuel dans la chaîne de traitement administratif des sinistres, notamment en cas de surcroît d'activité du service.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Cadre réglementaire environnemental,Assurer la gestion administrative d'une activité,Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.