Assistant Administratif - Formation Courte H/F - Cfa Cfppa de la Gironde

Environnement professionnel / contexte du poste :
Dans le cadre d'un renforcement temporaire de l'équipe en charge de la formation courte, L'EPLEFPA de Bordeaux-Gironde recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e) d'assurer la gestion administrative et qualitative des actions de formations courtes, avant, pendant et après leur réalisation.

Missions à exercer/ Objectifs:
Placé(e) sous la responsabilité de la direction, vous assurez un rôle central dans le bon déroulement des formations :

Avant la formation
- Gestion administrative des dossiers stagiaires (inscriptions, conventions, convocations, émargements).
- Vérification de la conformité des dossiers au regard des exigences qualité (Qualiopi).
- Préparation des documents administratifs et pédagogiques nécessaires au démarrage des formations.
- Interface avec les formateurs et les financeurs si besoin.

Pendant la formation
- Accueil des stagiaires.
- Suivi des présences et de la conformité des documents.
- Point de contact privilégié des stagiaires pour toute question administrative ou organisationnelle.

Après la formation
- Collecte, traitement et archivage des documents de fin de formation.
- Envoi et suivi des questionnaires de satisfaction.
- Gestion et traçabilité des réclamations, en lien avec la démarche qualité.
- Classement et archivage des preuves qualité.

Profils et Compétences recherchés :
Compétences techniques : Bonne Connaissance des normes qualité, notamment QUALIOPI, connaissance des dispositifs et du droit de la formation.
Savoirs faire : Maîtrise des logiciels bureautiques et outils numériques, capacité de gestion administrative et logistique de la formation, capacité d'organisation et de suivi.
Savoirs-être : qualités relationnelles, travail en équipe, autonomie, rigueur, polyvalence, sens de la confidentialité et du service.

Formation/ expérience: Formation ou expérience significative en administration, idéalement dans le secteur de la formation.

Prise de poste :
Poste à pourvoir le 01/03/2026.
Accompagnement et Tutorat à la prise de fonction.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Logiciels bureautiques et outils numériques,Gestion admin et logistique de la formation,Dispositifs et du droit de la formation,Normes qualité, notamment Qualiopi

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.