Assistante de Patrimoine H/F - HLM

FAMILLE ET PROVENCEVotre rôle :
Assister les Responsables Techniques du Patrimoine et les Responsables d'Exploitation dans leurs missions concernant le suivi technique, administratif et financier des différents engagements contractuels.
Apporter une contribution régulière dans le cadre de ses missions aux objectifs statutaires de la société.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
Assistance technique et administrative

- Assurer l'ensemble des tâches administratives et de secrétariat : accueil téléphonique, traitement et rédaction des courriers et courriels, organisation et suivi des dossiers, classement, archivage et coordination des agendas de l'équipe.
- Contribuer à la chaine de traitement des engagements contractuels : commandes (bon de commande, bon de travaux, acte d'engagement...), contrats de prestations, souscription de contrats d'assurance.
- Contribuer à la chaine de traitement du contrôle de facturation : réception factures, rapprochement commandes, transmission comptabilité.
- Suivre et s'assurer du traitement des réclamations techniques avec les différents collaborateurs impliqués.
- Participer à des réunions techniques (y compris sur site en cas de besoin) et établir les comptes-rendus correspondants.
- Participer au reporting sur les tableaux de suivi existants ou à créer : Dommages Ouvrages, Gros Entretien, Suivi des contrats, Gestion réclamations ...
- Appui ponctuel dans la chaîne de traitement administratif des sinistres, notamment en cas de surcroît d'activité du service.

- Expérience professionnelle dans la fonction 1 à 2 ans (souhaitée).
- Connaissances du vocabulaire technique dans le domaine du bâtiment.
- Connaissance des procédures en matière d'engagement contractuel.
- Rigueur, autonomie, sens de l'organisation, aptitudes relationnelles et travail en équipe.
- Capacité d'initiatives et de propositions.
Maitrise des outils numériques et de bureautique