Agent Administratif Chargee d'Execution des Depenses de la DGA A.C.V - Commune d'Aubagne H/F - Communes

- L'agent est chargé de l'exécution financière des dépenses des services de la DGA ACV, sous l'accompagnement et la coordination de la Responsable des Affaires Générales.
- Elle réalise les engagements financiers dans ASTRE des dépenses en lien avec les chefs de service
et en transversalité avec les services financiers et commande publique, elle assure le contrôle des pièces de la chaine financière jusqu'au rattachement des factures.

- L'assistante aux affaires Générales apporte une aide permanente à son encadrant, de gestion des données, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers.

Chargée d'exécution des dépenses en fonctionnement et investissement des services de la DGA ACV :
Dans le respect des règles comptables et budgétaires réalisation des engagements financiers dans ASTRE des dépenses des services de la DGA ACV avec son binôme référente de la DST.
- Réception des demandes d'engagement des pilotes techniques, accompagnées du devis du fournisseur : - Contrôle du tiers et des pièces du marché associé ou du respect de la procédure de demande d'achat,
- Contrôle des prix du marché enregistré et des délais d'exécution,
- Contrôle de la bonne imputation budgétaire Opération d'investissement et ligne de crédit comptable,
- Contrôle des crédits disponibles, et si nécessaire émission d'une demande de virement à approuver par visa hiérarchique,
- Saisie de la commande dans Astre ou de l'engagement direct selon les conditions du marché, délais à préciser et devis à annexer.
- Gestion du circuit des Visas de la commande jusqu'au statut VALIDE pour notification au fournisseur
- Contrôle et rattachement des factures dématérialisées reçues dans ASTRE, demande de certification aux pilotes techniques ;
- Gestion des refus ou rejet en lien avec le service financier et information du fournisseur.
- Renseigner le tableau de bord des engagements et mise à jour du suivi de facturation et d'autres outils de suivi financier en lien avec la planification de la programmation.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES
- Gestion administrative et suivi du tableau de bord des consultations « Demande d'Achat » en assistance de la responsable du Service
- Gestion et suivi des parapheurs et contribution dans les dossiers complexes suivis par la Responsable du Service Affaires Générales
- Gestion du suivi RH de la DGA ACV en binôme avec la référente

Savoir :
- Environnement institutionnel
- Connaissance de l'environnement territorial
- Connaissance finance et commande publique
Savoir-faire :
- Accueil et information
- Maîtrise des Logiciels bureautiques et logiciel financier métier ASTRE
- Logistique administrative, organisation et rigueur.
Savoir être :
- Discrétion
- Organisation
- Rigueur
- Sens de l'écoute
- Aisance relationnelle
Particularités du poste :
Polyvalence avec les autres agents du Service Affaires Générales
Absences et congés de l'agent à coordonner avec la responsable du Service afin d'assurer une continuité des missions.