Assistant de Gestion RH H/F - CCAS de Grenoble

CONTEXTE

Dans un contexte socio-économique évolutif, face à une demande sociale complexe, le CCAS de Grenoble, établissement public administratif, porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l'ensemble des services municipaux et des acteur-rice-s de la solidarité. Son action s'articule aujourd'hui autour des axes stratégiques suivants :

- Soutenir l'accès aux droits, lutter contre l'isolement et favoriser l'émancipation
- Contribuer à l'amélioration de la justice sociale
- Maintenir et développer la qualité du service public et consolider la place des usager-ère-es au coeur des préoccupations et actions menées.
- Positionner le Ccas dans le réseau territorial des politiques d'action sociale
professionnalisme de 1200 agents.

Le Ccas de Grenoble s'organise autour de 3 Directions d'action Sociale : Petite Enfance (DASPE), Personnes âgées (DASPA) et Lutte contre la Pauvreté et la précarité (DASLPP), elle s'appuie sur le professionnalisme de 1200 agents.

La DRH partenaire des Directions Opérationnelles et Ressources, aligne la politique RH sur la stratégie générale et pour ce faire re-posé les bases de son projet de service en 2023 :

- une DRH hors les Murs
- une DRH qui travaille en transversalité et pour une approche holistique
- en amélioration continue et en mode projet

Le poste s'inscrit dans un contexte d'une institution en évolution. Il concentre de très fortes attentes en termes de transversalité.ACTIVITES PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Répondre aux questions des agents en lien avec le service
- Orienter les agents-es et les usagers vers le bon interlocuteur

Traitement de l'information :

- Transmettre l'information au bon interlocuteur
- Assurer le dispatching du courrier et des paraphes
- Diffuser/préparer les notes de service

Communication, suivi et reporting :

- Assurer la logistique du service :
- Organisation et gestion du classement et de l'archivage
- Suivi tableaux de bords, mise à jour des documents d'information
- Prise de notes et rédaction de compte rendus, réponse aux mails et courriers
- Engager et suivre les dépenses du service
- Valider les factures
- Faire un suivi des éléments budgétaires du service
- Participer à sécuriser les processus et à la démarche d'amélioration continue

Missions inhérentes à la fonction

- Traitement et gestion des CET (comptes-épargne temps)
- Traitement et gestion des autorisations d'absence exceptionnelles
- Participation à la gestion des absences pour raisons médicales
- Rédiger des fiches de liaison pour organisation des visites médicales des agent-e-s en lien avec le Pôle Bien Etre
- Rédiger les convocations des agent-e-s auprès des médecins et en assurer la diffusion et le suivi
- Engager, valider et liquider les factures liées aux expertises médicales

Organisation des cérémonies du CCAS de la ville de Grenoble

- Médailles du travail
- Accueil des nouveaux arrivants

Participer aux projets transverses

- Participer aux réunions de service, du pôle, de la DRH
- Participer aux projets DRH : plénières, hors les murs, projet de service, accueil du nouvel arrivant
- Etre en appui à la logistique lors des évènements

COMPETENCES

- Communication orale et écrite
- Maître de l'outil informatique et bureautique
- Connaissances de la collectivité ou de l'établissement public souhaitées
- Appétence pour le domaine du social
- Aisance relationnelle (physique et téléphone)
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du service et des relations humaines
- Sens de l'organisation - rigueur
- Capacité d'analyse et d'anticipation - réactivité