Secrétaire Administratif au Secrétariat du Directeur Délégué à l'Administration Inter Régionale Judiciai H/F - Service Public

Le SAIR assiste le Premier président et le Procureur général dans l'exercice de leurs attributions en matière d'administration des services judiciaires dans le ressort de la Cour d'appel dans les domaines:
- de la gestion administrative et financière de l'ensemble du personnel ;
- de la formation du personnel, à l'exception des magistrats ;
- de la préparation et de l'exécution des budgets opérationnels de programme ainsi que de la passation des marchés ;
- de la gestion des équipements en matière des systèmes d'information ;
- de la gestion du patrimoine immobilier et du suivi des opérations d'investissement dans le ressort.

Composition et effectifs du service : le SAIR se compose de 93 personnes de catégorie A, B et C et des contractuels.

Votre hiérarchie : Le SAIR est placé sous l'autorité du directeur délégué à l'administration interrégionale de la justice, assisté d'une adjointe.

Vos interlocuteurs métiers : Tous les responsables de gestion du SAIR.Le secrétaire contribue au bon déroulement des activités du SAIR en assurant des fonctions d'assistance du directeur délégué à l'administration inter régionale judiciaire (DDAIJ) dans la gestion quotidienne du SAIR et des missions de suivi budgétaire auprès de certains responsables de gestion.

1 - Secrétariat de direction

Ø Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (nouveaux arrivants, sociétés extérieures...)

Ø Gérer et suivre les différents agendas (du DDAIJ, des salles de formation générale, de formation informatique, de réunion, du véhicule de service)

Ø Préparer les dossiers des réunions avec les Chefs de Cour

Ø Elaborer des documents administratifs et rédaction de divers comptes rendus

Ø Gérer les archives du SAIR (suivi et mise à jour du listing, préparation de la conservation et de la destruction annuelle)

Ø Administrer le logiciel de gestion du temps (création de nouveauxhoraires, congés, profils...)

Ø Gérer, modifier et publier les différentes délégations de signature

Ø Gérer et modifier l'organigramme et l'annuaire des personnels du SAIR

Ø Centraliser les différentes demandes RH et déposer les documents dans le DIADEM des agents

Ø Transmettre les différentes notifications RH: CIA, réduction des droits ARTT, options CET...

2 - Service support et Logistique

Ø Suivre les différents contrats du SAIR (collecte des déchets, machine à affranchir, plieuse, photocopieur...)

Ø Gérer les fournitures (badges d'accès, clés, consommables informatiques, papier...)

Ø Créer et suivre les demandes d'interventions techniques auprès de la société de maintenance

Ø Suivre l'exécution du marché de nettoyage dans les locaux avec rendez-vous mensuels

Ø Suivre les visites périodiques

Ø Mettre à jour la signalétique du SAIR (téléphones, portes, affichages...)

Ø Suivre le matériel mis à disposition (sacoche des placés, souris ergonomiques...)

Ø Délivrer les badges d'accès à l'ilot judiciaire (personnels du SAIR et extérieurs)

3 - Gestion et suivi budgétaire et comptable

Ø Saisir les commandes et suivre leur exécution, attester du service fait

Ø Préparation en lien avec le DDAIJ des demandes budgétaires SAIR

Ø Pour le service du BOP SUD OUEST, sortir des restitutions Chorus et renseigner divers documents budgétaires sur demande des deux RGB BOP, assister aux CPO afin d'en rédiger le CR

Relations professionnelles

- Les directeurs de greffe des juridictions du ressort

- Les différentes entités locales du ministère de la justice (département immobilier, département informatique et télécom, département des ressources humaines et de l'action sociale...)

- Les collaborateurs occasionnels du service public de la justice (police, gendarmerie...)

- Les sociétés intervenant sur le site de l'îlot judiciaire (maintenance, nettoyage, gardiennage, contrôle...)

- Les sociétés intervenant sur le site du SAIR (facteur, livreur, société de maintenance des matériels...)

Connaissances techniques :

- Circuits administratifs
- Organisation administrative et judiciaire
- Outils bureautiques
- Outils de communication
- Statut général de la fonction publique et statuts particuliers
- Applicatifs métiers
- Règles budgétaires et comptables

Savoir-être :

- Alimenter des tableaux de bord et statistiques
- Appliquer les textes législatifs et règlementaires
- Maîtriser les nouvelles technologies
- Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Organiser sa charge de travail
- Travailler en équipe

Savoir-faire :

- Alimenter des tableaux de bord et statistiques
- Appliquer les textes législatifs et règlementaires
- Maîtriser les nouvelles technologies
- Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
- Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
- Organiser sa charge de travail
- Travailler en équipe