Secrétaire Administratif -Bureau de la Formation et du Recrutement --Responsable de Pôle - Sar Paris H/F - Direction des services judiciaires - CA PARIS

Le département des ressources humaines est composé de cinq bureaux. Chaque bureau est dirigé par un chef de bureau :

· Le bureau des titulaires assure le suivi administratif et financier (paie) des 3654 fonctionnaires affectés dans les juridictions du ressort ;

· Le bureau des magistrats et COPS assure le suivi administratif et financier des magistrats du ressort ;

· Le bureau des contractuels assure le recrutement, le suivi administratif et financier des agents contractuels du ressort ;

· Le bureau de la formation et des recrutements a en charge la formation continue des fonctionnaires et contractuels du ressort, la gestion des concours nationaux ainsi que des examens professionnels ;

· Le bureau des relations sociales et de la QVT est chargé en particulier de l'assistance des chefs de cour dans la préparation de toutes les instances de dialogue social.

Le département des ressources humaines est également soutenu par trois chargés de mission : un directeur en charge du contentieux, en directeur en charge des personnels placés et un directeur en charge du suivi de la masse salariale.Sous l'autorité du Responsable de la gestion de la formation (RGF), le/la titulaire du poste est en charge:

1) Du pôle des affaires générales

· Suivi et alimentation du relevé mensuel d'activité;

· Elaboration de données statistiques et analyse des données;

· Gestion des équipements (salles de formation, fournitures de bureaux) et des commandes

2) De la formation:

· Gestion administrative et suivi des modules des domaines: politiques publiques, ressources humaines, formation initiale (stage et formations théoriques) des agents de catégorie C (adjoints administratifs, contractuels, volontaires en service civique), techniques juridiques, hygiène santé sécurité (édition des convocations, attestations, lettres de refus, suivi des sessions sur le logiciel de gestion Harmonie, édition des bordereaux de paiements des formateurs internes);

· Elaboration du bilan qualitatif des modules de formation (ouverture et clôture des modules de formation, liens avec les formateurs internes ou externes);

· Participation à la continuité du service de l'accueil physique et téléphonique en cas d'absence de l'assistant d'accueil et des autres membres du secrétariat du bureau

3) Du recrutement:

· Participation à la surveillance des concours

· Participation à l'organisation logistique du recrutement des volontaires en services civiques pour les juridictions du ressort

Ces tâches non exhaustives sont susceptibles d'évoluer en raison du déploiement totalement dématérialisé de l'application H@rmonie Formation et de la mise à jour en cours des process internes.

En cas de surcroît d'activité ou/en situation de manque d'effectifs, le/la titulaire du poste est susceptible d'être mobilisé(e) pour assurer la gestion des modules de formation des autres domaines et la gestion du pôle recrutement.

Il/elle supplée en tant que de besoin pour assurer l'ensemble des missions du bureau, dans le cadre du soutien et de la polyvalence.

Composition et effectifs du service

Le bureau de la formation et du recrutementest composé de :

- 2 directeurs des services de greffe judiciaires

- 4 secrétaires administratifs (gestionnaires de formation en charge d'un pôle d'activité)

- 4 adjoints administratifs (gestionnaires de formation, accueil des stagiaires et préparation de la logistique des salles)

Votre hiérarchie

2 directeurs des services de greffe judiciaires (chef de bureau et adjoint responsables de la gestion de la formation - RGF) et 1 secrétaire administratif chef de pôle

Connaissances

Organisation judiciaire et administrative
Outils Bureautique/Informatique
Outils et vocabulaire de la formation
Règles de gestion en matière de recrutement

Savoir-être

Sens des relations humaines et de l'accueil
Autonomie et responsabilité
Sens de l'initiative et de l'anticipation
Être force de propositions
Faire preuve de disponibilité, polyvalence, adaptation

Savoir-faire

Instruction des demandes de formation
Organisation de son activité
Travail en équipe
Utilisation des principaux logiciels et applicatifs propres à son domaine
Communication écrite et orale
Capacité à rendre compte à sa hiérarchie