Secrétaire de Direction - Sauo H/F - Ass Sauvegarde Enfance et Adolescence

L'association :
La Sauvegarde de Seine-Saint-Denis est une association Loi 1901 fondée en 1968 qui oeuvre à la protection des enfants, des familles et adultes en situation de vulnérabilité. Elle assure une mission de service public habilitée par le ministère de la Justice et le Conseil Départemental.
Elle intervient dans le secteur de la protection de l'enfance, de l'accompagnement social, de l'accompagnement socio-judiciaire et de la protection des majeurs. Dotée d'un budget de 26 M€, l'association accompagne chaque année plus de 5000 adultes et enfants en Seine-Saint-Denis, grâce au concours de 430 professionnels.
L'établissement :
Le SAUO, implanté à La Courneuve, assure la prise en charge en urgence de jeunes âgés de 13 à 18 ans, qu'ils soient garçons ou filles. Il s'agit d'un dispositif d'accueil dans le cadre de mesures de protection judiciaire, en application des articles 375 et suivants du Code civil ainsi que de l'ordonnance du 2 février 1945. Ces mesures sont décidées par le juge des enfants. La capacité du service est fixée à 19 places. Chaque jeune est accueilli initialement pour une période de 4 mois. Ce délai peut être prolongé dans certaines situations, notamment en fonction du projet personnalisé de l'adolescent.

Missions d'ordre général :
Sous l'autorité du directeur du service, le/la secrétaire de direction assure des missions de :
Secrétariat général :

Préparer et organiser les réunions

Concevoir et rédiger divers courriers, notes de service, comptes-rendus de réunions, tableaux de bord etc.

Tenir à jour les documents du service

Gérer les achats de fournitures de bureau et consommables et vérifier la conformité des livraisons,

Gérer le parc automobile via le logiciel carfleet.

Gérer les contrats fournisseurs,

Relai RH du Pôle :

Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel,

Organiser les rendez-vous médecine du travail

Suivre les fiches horaires du personnel,

Transmettre les éléments variables de paye au service comptabilité.

Suivi de l'activité :

Gérer l'activité du service en lien avec les chefs de service

Réceptionner et transmettre les convocations et documents concernant les jeunes.

Etablir les statistiques en début d'année

Assurer l'accueil téléphonique en semaine.

Compétences et expériences requises :

Formation minimum niveau Bac +2 ou 3 dans le domaine administratif

Maitrise du pack office

Maîtrise des outils informatiques

Qualités relationnelles et rédactionnelles

Rigueur, discrétion, organisation, anticipation, polyvalence, loyauté

Capacité à travailler en autonomie comme en transversalité avec les différents secteurs

Capacité d'adaptation

Capacité à travailler dans des délais contraints

Intérêt pour les champs d'activité de l'association et son projet

Type de contrat : CDI temps plein
Prise de poste : mi-mars
Rémunération : selon convention collective 15/03/1966, reprise ancienneté.
Poste situé à : La Courneuve
Avantages :

Mutuelle (50%),

Prise en charge des transports en commun (75%) ou voiture personnelle ou moto 3.51€ par mois

Tickets restaurant (8€)

Compte Epargne Temps,

Ordinateur portable et téléphone.
Comité Social Economique : Chèques vacances 100% employeur, accès à des offres à prix avantageux, chèques cadeaux noël.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.