Cour d'Appel de Bourges - Secretaire de la Premiere Presidence de la Cour d'Appel H/F - Service Public

Vos interlocuteurs métiers :

- Le ministère de la justice

- Les partenaires institutionnels du service public de la justice

- Les secrétariats des présidents du ressort

- Les chefs de cours

- Les secrétaires généraux

- Le secrétariat du parquet général

- Les magistrats et fonctionnaires composant la juridictionVos activités principales:

Le secrétariat de la première présidence assiste le premier président dans la gestion quotidienne de la cour d'appel et il est chargé de fonctions administratives de direction et d'exécution:

*Secrétariat de direction

- Accueil physique et téléphonique

- Gérer les agendas

- Gérer les courriers électroniques

- Enregistrer le courrier et en assurer le suivi

- Gérer les ordonnances de désignation et de roulement, gérer les ordonnances modificatives (élections, assises, absences ou indisponibilités de magistrats, etc...)

- Préparer tout type de documents ou dossiers administratifs (tableaux hebdomadaires des audiences)

- Gérer les prestations de serment des conciliateurs, enquêteurs sociaux, mandataires judiciaires, etc...: déterminer l'audience, instruire le dossier, fixer à l'audience, communiquer et diffuser aux magistrats et greffiers concernés, préparer le PV de prestation de serment, tenir le registre à jour, notifier le procès-verbal

- Élaborer les rapports d'activité

- Organiser matériellement les réunions et réceptions (assemblées générales, audience de rentrée, d'installation, de prestation de serment)

- Instruire les dossiers des élections diverses

- La gestion des congés et absences sur PILOT (maladies, formation etc...) des magistrats, des magistrats à titre temporaire et juristes assistants

*Relation avec les magistrats

- Gérer les activités en lien avec les juridictions du ressort: diffusion de diverses notes, circulaires, formation, proposition de poste

- Gérer les dossiers des magistrats du siège du ressort: demande de desiderata, transmissions à la DSJ, gestion des évaluations avec un tableau prévisionnel

- Gérer les dossiers des conciliateurs (actuellement à la charge de M. ROBERT), des médiateurs, administrateurs ad'hoc, enquêteurs sociaux du ressort

- Gérer les dossiers des magistrats à titre temporaire, magistrats honoraires et des avocats honoraires

- Procéder au classement et à l'archivage des documents et dossiers

- Collecter les éléments statistiques et renseigner les tableaux de bord

- Réservation des salles et des véhicules (en lien avec la direction de greffe)

* En matière d'expertise

- Réceptionner les dossiers des experts

- Proposer les dossiers en commission

- Animer les commissions des experts

- Rédiger les procès-verbaux des commissions

- Notifier aux experts les nominations

Connaissances :

Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Connaissance des applicatifs métiers et outils bureautiques
bureautiques
Outil de pilotage et de suivi

Savoir-faire:

Maitriser les rédactions particulières à l'emploi
Maitriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Organiser sa charge de travail
Savoir prioriser les tâches
Maitriser les techniques de communication

Savoir être:
Avoir le sens des relations humaines
Faire preuve de pédagogie
Faire preuve de discrétion
Faire preuve de rigueur
Faire preuve d'initiative et de capacité d'adaptation
Savoir anticiper