Secrétaire Administratif - Secrétaire de Direction à la Cour d'Appel de Versailles H/F - Direction des services judiciaires - CA VERSAILLES

Les activités du service

assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel
fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
gérer la planification collective, les agendas, les déplacements et l'organisation des réunions du service
mettre en forme et valoriser des supports écrits
prendre en charge des aspects logistiques et des moyens matériels du service
traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées

Composition et effectifs du service

1 SA et 1 AA exerçant en polyvalence

Votre hiérarchie

Directeur de greffe et directeur de greffe adjoint

Vos interlocuteurs métiers

Secrétariat de la première présidence - Secrétariat du parquet général - service administratif régional

Agents titulaires et contractuelsSECRÉTARIAT DE LA DIRECTION DE GREFFE

MISSIONS PRINCIPALES :

En qualité de secrétaire administratif du directeur de greffe de la cour d'appel de versailles, il/elle est chargé(e) des missions générales suivantes:

- accueil téléphonique et physique

- traitement du courrier (arrivée - départ)

- gestion des plannings (véhicules de service, stagiaires, congés annuels...) et préparation de réunions

- gestion des dossiers thématiques (exemple : recensement des grévistes)

- classement et archivage

-H@rmonie : accompagnement des utilisateurs (connexions, données, matricules), et des chefs de service (suivi des contingents : jours enfant malade, CET)

Au titre des missions de gestion des ressources humaines, il/elle est chargé(e) de:

- l'accueil des fonctionnaires et des nouveaux arrivants

- de la constitution et du suivi des dossiers administratifs des fonctionnaires

- de la liaison entre les différents services de la cour, le SAR, les secrétariats des chefs de cour

- de la diffusion des notes de services et circulaires

- de la gestion des évaluations, des demandes de mutation, des demandes relatives à la carrière des fonctionnaires (état de service), du temps de travail (congés, CET, temps partiel), des arrêts maladie, des congés enfants malades, notification des arrêtés et des décisions du SAR

- de la gestion du paiement des indemnités, des heures supplémentaires et des astreintes

- de la gestion des astreintes et permanence WE (HO - MAE - reconduite à la frontière)

- de la gestion de la médecine du travail - Saisine du comité médical et de la commission de réforme - suivi des dossiers :

Suivi des formations des fonctionnaires
Suivi des accidents de service
Suivi des habilitations de conduite des véhicules (inclus ordres de mission)

- de la gestion des vacataires

- de la gestion des stagiaires adjoints administratifs, greffiers, directeurs des services de greffe judiciaires

Au titre des missions d'organisation de la cour, il/elle est chargé(e) de:
- de la préparation des commissions et assemblées générales des fonctionnaires : mise à jour de la liste des membres, convocations des fonctionnaires
- de la rédaction et transmissions des convocations auxmembres des commissions
- de la rédaction des procès-verbaux des commissions restreintes et assemblées générales de fonctionnaires
- de la préparation des audiences solennelles en collaboration avec les secrétariats des chefs de cour
- de la préparation des élections professionnelles, des élections des membres représentant les divers syndicats de fonctionnaires du ministère de la justice
- de la préparation, de larédaction des piécettes et procès-verbauxdes prestations de serment toutes catégories (sauf magistrats)
- de la polyvalence sur les tâches quotidiennes

Connaissances
Organisation judiciaire
Bureautique et outils collaboratifs
Environnement administratif, institutionnel et politique
Techniques de secrétariat de direction

Savoir-être
Avoir le sens de l'organisation, être disponible
Etre discret, polyvalent, rigoureux

Avoir de bonnes qualités relationnelles
Etre réactif

Savoir-faire
Gérer un planning / un agenda
Organiser une réunion
Prioriser
Diffuser une information
Rédiger et mettre en forme un document
Gestion de boîtes mails et archivage