Secrétaire Administratif -Secrétaire de Direction au Service Administratif Régional de la Cour d'Appel d H/F - Direction des services judiciaires - CA VERSAILLES

Les activités du service

Composition et effectifs du service

60 agents sur site et 38 personnels exerçant sur des sites extérieurs

Votre hiérarchie

La directrice déléguée à l'administration régionale judiciaire de Versailles et son adjointe.

Vos interlocuteurs métiers

Les responsables de gestion du SAR, les secrétariats des chefs de la cour d'appel de Versailles et des directions de greffe des juridictions du ressort.Le secrétaire administratif de direction assiste le directeur du Service administratif régional dans la gestion quotidienne de son travail. Il assure des tâches administratives d'application, de rédaction, de gestion des agendas.

Les services du SAR sont composés de 60 agents dans les locaux du SAR et de 38 personnels exerçant dans d'autres locaux mais rattachés à l'entité et organisés en en différents pôles de gestion, RH, budgétaire, informatique, immobilier.

Vos activités principales

1- Secrétariat de la direction du SAR

- Assurer l'accueil téléphonique et physique,

- Gérer la messagerie structure du secrétariat

- Réceptionner les courriers et les répartir dans les différents services en l'absence de l'adjoint technique,

- Gérer l'agenda électronique, des réservations visio, de salles de réunions,

- Assurer la diffusion des notes et circulaires aux agents du SAR,

- Convoquer les représentants des organisations syndicales aux réunions de dialogue social, préparer les listes d'émargement des diverses réunions, assurer la prise de note et la rédaction de certains PV ou CR de réunions,

- Procéder à l'archivage des documents

- Préparer les dossiers pour les diverses réunions

- Préparer les décisions de délégations de signatures

2- Gestion administrative

- Gestion administrative des dossiers des personnels du SAR,

- Délivrer les ordres de mission pour les déplacements hors formation (ENG, ENM, SAR) des agents du ressort,

- Centraliser et suivre le circuit de notification des comptes rendus d'évaluation des personnels du SAR,

- Notifier les arrêtés aux personnels du SAR en situation d'absence prolongée,

- Préparer l'accueil des nouveaux arrivants et les démarches préalables à leur arrivée (préparation des attestations de prise de fonction et tout document nécessaire),

- Réaliser les cartes professionnelles pour les agents, juges consulaires, conseillers prud'homaux et conciliateurs de justice et en assurer le suivi,

- Gérer les comptes-épargne temps des personnels du SAR,

- Effectuer les tableaux de recensement des personnels du SAR.

3- Gestion logistique

- Passer les commandes de fournitures pour le SAR.

4- Gestion des concours

Participation au sein du service formation du SAR à l'organisation des concours (dont notamment surveillance épreuves).

Et toutes tâches confiées, à titre ponctuel et exceptionnel par son supérieur hiérarchique pour garantir la continuité du service public.

Connaissances

· Connaissance de l'organisation judiciaire

· Connaissance des circuits administratifs

· Statut général et statuts particuliers de la fonction publique

· Maîtrise des outils bureautiques, et en particulier OUTLOOK

· Outils bureautiques

Savoir-être

· Avoir le sens de l'organisation

· Faire preuve de discrétion professionnelle

· Etre autonome, avoir du sens pratique

· Etre réactif

· Etre vigilant

· Savoir anticiper

· Savoir travailler dans l'urgence

· Faire preuve d'initiative

· Faire preuve de rigueur professionnelle

Savoir-faire

· Organiser sa charge de travail et prioriser

· Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi

· Maîtriser l'outil informatique

· Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

· S'adapter aux différents interlocuteurs

· Rédiger et mettre en forme des documents

· Maîtriser les techniques de communication

· Maîtriser les techniques de classement et d'archivage