Assistant·e de Projets Administratif·ve et Financier·e H/F - Expertise France

En étroit lien avec un(e) chargé(e) de projet, au sein de l'Unité Appui et Redevabilité, l'assistant(e) de projets assure le suivi budgétaire et administratif des missions des 400 experts techniques internationaux déployés dans 115 pays et les accompagne tout au long de leur mission (logistique, missions, etc.). Les principales missions confiées à l'assistant(e) administratif et financier sont les suivantes :

Gestion financière et budgétaire

- Effectue le remboursement des frais de mission des experts suivis par le Pôle ;
- Vérifie la conformité des pièces justificatives ;
- Assure la bonne saisie des informations dans le logiciel de gestion d'activité ;
- Consolide le suivi financier du budget de la mission ;
- Établit les factures destinées aux bailleurs et contribue à l'élaboration des rapports financiers ;
- Assure le pointage des dossiers lors de la clôture comptable ;
- Apporte son appui au Responsable de l'unité Appui aux missions et Redevabilité
- Gestion administrative
- Informe l'expert de ses droits en conformité avec son statut et son contrat ;
- Appuie le chargé de projet dans la bonne tenue des dossiers RH des expatriés ;
- Met à jour les tableaux de bord ;
- Procède au classement et à l'archivage de documents ;

Gestion logistique

- Réserve les billets des experts
- Saisie les informations pour l'émission d'ordres de mission
- Informe le coordinateur d'Expertise France sur le terrain des déplacements professionnels
- S'assure que toutes les procédures sûreté ont été accomplies avant le déplacement professionnel de l'expert
- Participe à l'organisation d'événements impulsés par le Pôle Relations Experts (location de salle, demande de devis, règlement de prestataires, transport de matériel.)

Chantiers Transverses

Participe aux temps organisés autour des axes de travail et d'amélioration au sein du Pôle (départ des experts, suivi-évaluation, harmonisation des procédures, rapport d'activités.)

Description du projet ou contexte

Intégré au département Coopération Bilatérale et Mobilisation de l'Expertise (CBME), le Pôle Relations Experts gère le dispositif d'Experts techniques internationaux pour le compte du Ministère de l'Europe et des affaires étrangères, de la Direction générale du Trésor ou encore de l'AFD.
Sous la responsabilité du Responsable de l'unité, l'assistant(e) administratif et financier vient en appui de l'équipe sur la gestion des tâches administratives et financières. En binôme avec le chargé de projet, il/elle assure la fiabilité des règlements, le suivi budgétaire, la mise en place des prestations et la communication avec les experts techniques internationaux dans le suivi quotidien de leurs missions (portefeuille d'environ 60 experts).

Profil souhaité

- Expérience réussie d'environ 2/3 ans dans la gestion financière/budgétaire et administrative ;
- Formation Bac ou supérieure Bac +2/3 type BTS/DUT comptabilité, gestion administrative ou équivalent ;
- Avoir une appétence pour l'aspect financier et la logistique ;
- Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et de logiciels comptables
- Être méthodique, organisé et réactif,
- Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome,
- Qualités relationnelles, de diplomatie et de travail en équipe
- Sens du service

Experience: 2 An(s)

Compétences: Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Procédures administratives,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer les réservations et les itinéraires de voyage,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Consolide le suivi financier du budget,Établit les factures destinées aux bailleurs,Contribue à la préparation des rapports financiers

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.