Assistant Gestion Administrative-Secrétariat Service Occupation du Domaine Public et du Commerce H/F - Communes

Chef-lieu des Ardennes françaises et porte sud de l'Ardenne, Charleville-Mézières est un carrefour d'échanges entre les pays du nord de l'Europe et la France mais également une ville d'art et d'histoire qui séduit par la diversité et la richesse de son patrimoine.
Capitale mondiale des arts de la Marionnette, cité natale d'Arthur Rimbaud, Charleville-Mézières est un havre de paix à 1 h 30 de Paris, 2 h 30 de Bruxelles ou 50 minutes de Reims.
Histoire, patrimoine, environnement, culture, la cité de Charles est la ville de tous les possibles, l'échelle humaine en plus.

Placé(e) sous l'autorité du chef du Service de l'Occupation du domaine public et du Commerce est chargé(e) du secrétariat et de la gestion administrative du service :
A ce titre, il :
- Assure l'accueil physique et téléphonique du service
- Gère et met en forme les documents administratifs (courriers, conventions, arrêtés, etc...)
- Procède au classement et à l'archivage des documents
- Assure en lien le suivi administratif des manifestations (fêtes foraines, braderies, marché, etc...)
- Participe à la gestion de la TPE (taxe sur la publicité extérieure) : envoi et réception des formulaires
- - Participe au suivi de l'exécution budgétaire (suivi des dépenses et titres de recettes)
- - Participe au développement de l'activité commerciale

L'autre activité principale est la gestion de la régie de l'ODP COMMERCE en tant que régisseuse principale
- Assure la rentrée des informations comptables
- Edite les documents administratifs
- Assure la traçabilité de l'activité de la régie
- Assure la supervision des activités des régisseurs suppléants en lien avec le responsable technique de l'équipe des placiers

- Accompagne dans le développement de l'e-administration (demandes en ligne, numérisation,...)
- Participe à la mise en place d'une démarche Qualité au sein du service (élaboration de fiches procédure par exemple)

- Travail de bureau
- Contact avec le public, les commerçants et partenaires internes et externes o Travail en équipe
- Poste à temps complet (35 h hebdomadaires)
- Application du règlement du temps de travail en vigueur : régime de travail en horaires variables dans le respect des principes suivants

Horaires du lundi au vendredi :
Fixes : 08h45-11h30 / 13h45-16h30
Variables : 07h45-08h45 / 16h30-18h00
- Moyens matériels : poste informatique
- Flexibilité des horaires de travail dans le cadre des manifestations

Diplôme(s)
Niveau Bac +2

Savoir-Faire :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word®, Excel®, Powerpoint®, Outlook®...)
- Qualités rédactionnelles et organisationnelles
- Aisance avec l'outil informatique (travail sur logiciels métiers spécifiques)
- Savoir- Connaissances du cadre réglementaire et législatif : code général des
- faire collectivités territoriale, code du commerce
- Connaissances de la hiérarchie des normes, des procédures administratives et de contrôle des actes administratifs
- Techniques de recueil et de traitement de l'information

Savoir être :
- Sens des relations humaines Sens du travail en équipe
- Sens du service public
- Sens de l'organisation Discrétion, rigueur
- Disponibilité et devoir de confidentialité

Autres
- Flexibilité dans les horaires de travail