Adjoint Administratif ou Assistant d'Accueil et Secrétariat - Crous de Toulouse-Occitanie H/F - Service Public

Le poste est à pourvoir aux services centraux du Crous de Toulouse-Occitanie, il s'agit d'un poste de catégorie C.

L'assistant(e) de direction est rattaché(e) à la direction générale de l'établissement, il / elle est placé(e) sous l'autorité de la directrice de cabinet.

Effectif du service : 5 personnes : Directrice générale, Directrice adjointe, Directrice de cabinet, 1 Assistante de direction, 1 Secrétaire de directionActivités principales :

Le ou la secrétaire de direction exécute un ensemble d'activités d'accueil et de secrétariat, au sein du Cabinet, qui concourent au bon fonctionnement de la Direction générale du Crous de Toulouse - Occitanie.

Gestion administrative

- Rédaction, mise en forme et suivi des courriers, notes et comptes rendus

- Classement et archivage des documents (papier et numérique)

- Gestion du courrier et des mails de la direction générale

- Suivi des parapheurs et des signatures

- Gestion des devis, mises en concurrence et service fait de la direction générale

Organisation et coordination

- Gestion des agendas

- Organisation des réunions (convocations, ordre du jour, logistique, comptes rendus)

- Gestion des ordres de mission des agents et des états de frais de déplacement de la direction générale

Accueil et communication

- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs

- Filtrage et orientation des demandes

- Interface entre la direction, les agents et les partenaires institutionnels

Suivi et reporting

- Suivi des échéances, dossiers et décisions

- Aide à la préparation des instances (comité de direction, conseil d'administration, réunions)

- Traitement (collecter, classer et mettre à jour) et transmission de l'information.

- Transmission des informations et consignes de la direction générale

Compétences:

- Maîtriser les outils bureautiques

- Avoir une aisance rédactionnelle et relationnelle.

- Savoir prioriser les urgences

- Maîtriser la gestion administrative

- Aptitudes à travailler divers dossiers en simultané

- Modalités d'accueil

Compétences opérationnelles:

- Aptitude à agir dans un cadre défini par la hiérarchie

- Savoir planifier et respecter des délais

- Capacité à rendre compte

- Appliquer des procédures et des règles

- Accueillir et prendre des messages

- Gérer les priorités et le temps

Compétences comportementales:

- Sens de l'organisation

- Dynamisme et polyvalence

- Rigueur / fiabilité / loyauté

- Qualités relationnelles

- Disponibilité liée à variabilité éventuelle des horaires de travail

- Réactivité et capacité d'adaptation et d'anticipation

- Nécessité de confidentialité et de discrétion liées à la nature du poste

- Sens de la confidentialité et de l'éthique