Secrétaire Administratif -Gestionnaire - Sar Paris H/F - Direction des services judiciaires - CA PARIS

Le département des ressources humaines est également soutenu par trois chargés de mission : un directeur en charge du contentieux, en directeur en charge des personnels placés et un directeur en charge du suivi de la masse salariale.

Le département budgetaire et comptable est composé de quatre bureaux :
Le bureau de la gestion budgétaire du programme P166 (justice judiciaire) est chargé de la programmation des crédits des budgets opérationnels de ce programme ainsi que du suivi de l'exécution financière de la dépense ;
Le bureau de la gestion du programme 101 (accès au droit et aide aux victimes) est chargé de la programmation des crédits des budgets opérationnels de ce programme ainsi que du suivi de l'exécution financière de la dépense. Il comprend également le pôle ayant en charge le traitement des frais de déplacement ;
Le bureau de l'exécution comptable (Pôle CHORUS) est chargé de la validation des demandes d'achat effectuées par les juridictions et responsables des budgets régionaux ainsi que de l'ordonnancement de la dépense auprès de la DDFIP.
Le bureau des marchés publics est chargé de la passation des procédures correspondant aux besoins exprimés par les services prescripteurs et de la gestion du suivi de la bonne exécution des prestations.
La cellule « EGIDE » en charge de la maitrise des risques, du contrôle interne financier et de la performance.Vous êtes susceptible d'être affecté(e) dans l'un de ces départements en fonction de vos compétences et/ou vos appétences.

De manière générale, en votre qualité de secrétaire administratif, vous serez chargé de tâches administratives d'application. A ce titre, vous participerez à la mise en oeuvre, dans les cas particuliers qui vous seront soumis, des textes de portée générale.
Vous exercerez notamment des tâches administratives de gestion dans les domaines des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Vous pourrez vous voir confier des tâches de rédaction et être chargé de l'animation d'une équipe. Vous pourrez éventuellement assurer des fonctions d'assistant de direction.

Missions relatives à la gestion administrative
Gestion des mails reçus, avec analyse des demandes, orientation vers les interlocuteurs concernés (gestionnaires, directeurs, collaborateurs) ou traitement du mail et suivi des retours
Mise en forme de projets de réponse aux mails
Suivi rigoureux des diffusions
Contrôle rigoureux du suivi de l'évolution individuelle des carrières (grade, échelon, évaluation et avancement) en lien avec les juridictions et l'administration centrale
Contrôle et suivi des échéances des différentes positions administratives
Contrôle de la transmission aux services ressources humaines de l'administration centrale des informations susceptibles d'affecter la situation administrative des agents

Missions relatives à la gestion financière
Etablir le suivi des dépenses relatives aux engagements juridiques
Extraire et analyser les données comptables selon le type des dépenses
Assurer une veille juridique et anticiper la mise à jour et la création des outils utiles en rémunération compte tenu des évolutions législatives qui interviennent chaque année
Soutien des gestionnaires dans l'assimilation et l'utilisation des différents outils. Rédaction de fiches techniques sous le contrôle et la validation du chef de bureau
Pilotage et suivi des dépenses axées sur le contrôle interne comptable

Missions relatives à la gestion informatique
Gestion du parc informatique :
Saisies des données dans l'outil de gestion des parcs et mise à jour du logiciel
Suivi des mouvements
Elaboration et perfectionnement des outils de suivi
Participation au projet de mise à jour des inventaires en juridiction
Participation au projet de changement d'outil de gestion des parcs
Gestion du stock du matériel informatique du département numérique:
Gestion des livraisons de matériels informatiques
Réception des commandes (contrôle qualitatif et quantitatif des marchandises)
Rangement du matériel dans le lieu de stockage
Incrémentation du logiciel de suivi de stock
Saisies des données dans le logiciel de gestion des parcs
Organisation et suivi des mouvements de matériels (organisation des navettes délivrance des fichesde sortie de matériel et mise à jour du logiciel de suivi)
Participation au projet de création de stocks en juridiction

Le département numérique est l'interlocuteur régional de l'ensemble des juridictions et services dépendant du ressort de la Cour d'appel de PARIS pour tout ce qui concerne l'informatique. Il anime les interlocuteurs informatiques (TIP, CLI) au sein des juridictions et travail en étroite collaboration avec le département de l'infirmatique et des télécommunications du secrétariat général.

Le département numérique est organisé en deux bureaux et une cellule statistique, ses missions sont les suivantes

- Le bureau projet et suivi des applicatifs : assurer l'accompagnement des juridictions dans le déploiement des nouveaux outils numériques nationaux, assure le relai de la SDOJI au sein du ressort de la cour d'appel de Paris.

- Le bureau soutien aux juridictions : répondre aux besoins techniques et matériels des juridictions, accompagner les magistrats et personnels de greffe placés dans leurs démarches informatiques, suivi des logiciels d'initiatives locales, participer à la gestion des grands procès.

- La cellule statistiques : assister les juridictions dans la production de leurs statistiques de pilotage, produire des analyses pour le ressort de la cour d'appel, accompagner l'activité statistiques des services support du SAR.

Le département assure également l'activité statistiques : exploitation et diffusion des données d'activité ; appui statistique aux juridictions du ressort ; intermédiaire entre l'administration centrale et les juridictions ; études d'impact à la demande des chefs de cour.

Le département immobilier a en charge la programmation, la préparation et le suivi des opérations d'entretien immobilier (titre III) outre le suivi de la programmation des travaux d'investissement (titre V). Sa compétence s'exerce sur toutes les juridictions du ressort de la cour d'appel de Paris soit 75 bâtiments judiciaires en propriété, en location ou en mise à disposition gratuite.

Connaissances

Organisation administrative et judiciaire
Circuits administratifs
Outils bureautiques
Statut de la fonction publique et statuts particuliers
Règles budgétaires et comptables
Droit civil, droit pénal, procédure civile, procédure pénale

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines et de la pédagogie
Savoir anticiper, être réactif et autonome
Faire preuve de discrétion

Savoir-faire

Appliquer les textes législatifs et règlementaires
Alimenter des tableaux de bord et statistiques
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les techniques de l'accueil
Encadrer et animer un équipe
Qualités d'analyse, rédactionnelles et de synthèse